Fichaje en formato digital y con acceso en tiempo real desde Inspección de Trabajo: así funciona la nueva regulación de la control de la jornada laboral

El registro horario es obligatorio para todas las empresas desde el año 2019, pero, en breve, el gobierno aprobará vía decreto ley, puesto que la ambiciosa reforma de la jornada laboral que presentó en el congreso fue rechazada, una modificación del sistema actual para subsanar algunas lagunas que tenía la primera normativa. Una medida pensada para endurecer el control sobre la jornada laboral de los empleados, poniendo en foco en las horas extras, y que prevé sanciones para quienes la incumplan.

Los cambios son importantes, e incumplir alguna de las medidas previstas puede acarrear sanciones económicas para las empresas, las cuales se calcularán por trabajador que la incumpla. “Quienes no cumplan se exponen a inspecciones más frecuentes, sanciones económicas y pérdida de reputación. La multa no solo tiene impacto financiero, también genera desconfianza entre trabajadores y clientes”, afirma Albert Alemany, CEO de Clockio.net, una herramienta de control horario diseñada en Girona.

Digitalización del sistema de fichaje en empresas

Precisamente, una de las principales novedades del nuevo sistema de registro horario es la obligatoriedad de digitalizar el mismo. Ya no será posible llevarlo a cabo con en una hoja de papal u hoja de excel, ni cualquier otro medio. La única vía será disponer de una herramienta digital que registré la jornada laboral, real, de los empleados.

“El legislador quiere dejar atrás los sistemas manuales y poco fiables, y exigir soluciones que aseguren trazabilidad, integridad y accesibilidad inmediata”, explica el CEO de Clockio. Esta medida será un reto para muchas empresas, asegura. “Los sectores con trabajo en movilidad (transporte, construcción, servicios de campo, comerciales itinerantes) y los que cuentan con turnos variables o intensivos (hostelería, sanidad, retail) son los más afectados, ya que la flexibilidad de horarios exige registros precisos”.

Sistema fiable, no alterable y accesible tanto para los trabajadores como para la Inspección de Trabajo y Seguridad Social, que podrá consultarlo de forma remota

Además de la digitalización, el sistema también debe de ser personal e intransferible. Es decir, tan solo el propio trabajador podrá registrar su hora de entrada y la de salida. Deberá también asegurar la inalterabilidad de los registros. Esto, sobre todo, también está vinculado con la visibilidad de la jornada en las nóminas, puesto que las horas extras realizadas por los trabajadores deberán de quedar reflejadas.

La otra gran novedad será el acceso telemático de la Inspección de Trabajo al sistema. Una medida que permitirá la consulta inmediata de los datos registrados y que facilitará las auditorías. “Se amplían las competencias, que podrá solicitar acceso remoto y en tiempo real a los datos”, apunta Alemany.

¿Cómo deberán ser las herramientas de registro horario?

“Debe ser fiable, segura, accesible en remoto y en tiempo real, permitir la distinción automática entre horas ordinarias y extraordinarias, y garantizar la inmutabilidad de los registros. Además, ha de ofrecer históricos accesibles durante el plazo legal, cumplir con protección de datos y facilitar la labor de RRHH y la Inspección de Trabajo”, asegura el CEO de Clockio.

La aplicación de registro horario diseñada en Girona ya cumple con muchas de las necesidades que tendrán las empresas cuando entre en vigor la medida del gobierno y tiene funcionalidades como:

• Registro horario digital 100% legal.
• Diferenciación de horas ordinarias, extraordinarias y pausas.
• Gestión de vacaciones, permisos, gastos, ...
• Geolocalización y fichaje remoto.
• Acceso inmediato a la documentación para la Inspección y representantes sindicales.
• Conservación segura de registros durante 4 años.
• Paneles predictivos con IA, que ayudarán a las empresas a detectar patrones de riesgo antes de que se conviertan en infracción.

Actualmente, además, están trabajando para incorporar medidas como el acceso en remoto y en tiempo real para la Inspección de Trabajo y las alertas avanzadas de incumplimiento.

Una aplicación para todo tipo de empresas

Clockio es una solución muy competitiva que se adapta a diferentes tipos de empresas. “Desde PYMES que solo necesitan 1 usuario, hasta grandes empresas o administraciones públicas con miles de empleados. Cada sector encuentra opciones específicas: geolocalización en movilidad, control de turnos en hostelería, fichaje desde múltiples dispositivos, etc”, afirma Alemany.

Cuenta con una interfaz muy sencilla. Los trabajadores pueden registrar su jornada con tan solo un clic y para RRHH, por ejemplo, la visualización, corrección consensuada y exportación de informes es igual de intuitiva, reduciendo al mínimo la curva de aprendizaje.