Gestiona mejor tu tiempo con la Matriz de Eisenhower

La Matriz de Eisenhower es una clasificación de tareas en función de dos premisas: la urgencia a la hora de hacer la tarea y su nivel de importancia. Basándonos en eso, podemos dividir todas nuestras tareas, generando una mejora directa en la productividad y en nuestro aprovechamiento y optimización del tiempo.

Desde el coaching o la psicología organizacional se da especial importancia a Eisenhower, ya que con su cuadrante ha permitido reducir los niveles de estrés en muchos trabajadores, ganando en rendimiento y bienestar laboral.

Importancia y Urgencia

Eisenhower construyó su célebre matriz basándose en dos ejes. En uno, se representa la urgencia que hay por hacer la tarea. En el segundo eje, la importancia de dicha tarea. Y a partir de ahí, de forma exclusiva, se colocarían las actividades en un lado o en otro.

Para saber el nivel de importancia, debemos plantearnos dos preguntas básicas: ¿Hacer la tarea me hará estar más cerca de lo que realmente quiero conseguir? ¿Es importante para mi logro hacerlo?

Mientras que la urgencia se refiere a la temporalidad del objetivo y a las consecuencias o no de alargarlo en el tiempo. Respondería a otras dos preguntas: ¿Debo hacer la tarea ahora mismo? ¿Qué ocurriría si no lo hiciera con urgencia?

En base a estas dos premisas, podremos clasificar todas y cada una de las tareas. Una vez clasificadas, sabremos qué hacer con ellas.

La Matriz de Eisenhower

En el libro "Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva", Stephen R. Covey popularizó la ahora famosa Matriz de Gestión del Tiempo. Desde entonces son cada vez más las personas que la han ido poniendo en práctica, y es ahora mismo una de las técnicas más extendidas para fomentar el rendimiento. Aparece en varios libros especializados, y autores como Víctor Martín en "Desata tu éxito", la recomiendan.

¿Cómo podemos encajar nuestras tareas en la Matriz de Eisenhower?

Cuadrante 1: Importante y Urgente

Todas las tareas que hayan sido categorizadas de esta forma tienen que realizarse en la mayor brevedad de tiempo posible.

Estas actividades son importantes para tu trabajo y te acercarán a tus metas, tanto empresariales como personales. Además, no hacerlo te haría correr un riesgo.

En este cuadrante, no pueden aparecer más de tres objetivos. De no ser así, es que estaremos etiquetando de forma incorrecta alguna de las tareas.

Cuadrante 2: Importante y No Urgente

Este cuadrante sigue incluyendo tareas que te acercan a la meta final, pero esta vez no requieren ser hechas con urgencia. Por lo tanto, las debes agendar y poner un plazo límite de tiempo para su realización.

Estas tareas pueden pasar al cuadrante 1 si se acerca el plazo de consecución.

Cuadrante 3: No Importante y Urgente

Aparecen objetivos que realmente no supondrán que te acerques a la meta final, pero que sí deben hacerse rápidamente. Estos casos, en la medida en la que nos sea posible, se deben delegar o externalizar. Son todas aquellas tareas que realmente da igual si son o no hechas por nosotros, lo importante es que se hagan en poco tiempo.

Cuadrante 4: No Importante y No Urgente

Ni los objetivos que aparecen nos acercan a nuestra meta ni deben ser hechos cuanto antes. Tal vez debas considerar el hacerlo cuando tengas realmente tiempo o directamente descartarlo.

Como nos dice Eisenhower, debemos prestar atención a todas nuestras tareas sin olvidar su importancia o su urgencia. Mediante una óptima clasificación, ahorraremos tiempo y veremos cómo aumenta nuestro rendimiento.

* Ángel Rull, psicólogo.