10 trucos para sacarle el máximo partido a Google Calendar

Google Calendar es el calendario digital más utilizado a nivel mundial. El servicio de Google viene integrado en los teléfonos móviles de Android y dado que este es ya el sistema operativo más utilizado, no es de extrañar que la herramienta sea popular. Además, también se puede descargar en iOS, lo cual es un plus importante.

Este calendario tiene muchas virtudes, entre las que destaca su integración total con otros servicios de la compañía, como puede ser Gmail, el correo electrónico. Por ello, no actúa como una mera aplicación tipo agenda como las que se pueden encontrar por doquier, sino que va un paso más allá, ofreciendo funcionalidades de todo tipo a la par que comodidad y productividad. He aquí 10 trucos para sacar el máximo partido a la herramienta:

1. HACER VISIBLES TODOS LOS EVENTOS DE GMAIL

Algo muy importante es aprovechar la sincronización entre los servicios de Google. Como Gmailse integra a la perfección con Calendar, es posible que el calendario detecte automáticamente los eventos del correo electrónico, así no hay que guardarlos manualmente. Para activar la función, se abre la aplicación del calendario en el móvil u ordenador y desde 'Configuración/Ajustes' > 'Eventos de Gmail' y se activa.

2. TENER UN EMAIL CON LA AGENDA DIARIA

Una de las cosas que más y mejor se pueden aprovechar de la integración es recibir un e-mail todos los días con las tareas o eventos de la agenda. Se abre el calendario en el ordenador y se va a 'Mis calendarios', situado en la parte izquierda de la pantalla. A su lado aparece una pequeña flecha que contiene un desplegable. Desde ahí, se entra en 'Configuración' > 'Calendario'. Y ahí, hay que seleccionar 'Editar notificaciones'. Una vez ahí, 'Elige cómo quieres que te avisen' y activar la 'Agenda diaria'.

3. JUGAR CON LAS VISUALIZACIONES

El calendario de Google permite hacer visualizaciones de maneras diferentes para personalizarlas. De esta manera, se puede ver lo que hay que hacer como en una agenda tradicional, pero también ver las cosas por día, semana, mes o varios días. Hay que tener en cuenta las visualizaciones. Si se usa Google Calendar en el PC, se puede mirar en la parte superior derecha de la ventana del navegador; si se usa la 'app' móvil, hay que deslizar la pantalla de izquierda a derechapara sacar a la luz el menú emergente y cambiar la vista ahí.

4. AÑADIR LOCALIZACIONES A LOS EVENTOS

Google Maps también se integra en el calendario; si se tiene activada la ubicación en el móvil, bastará con pulsar sobre la dirección en el evento para que la aplicación de mapas se abra y diga cómo llegar de un punto a otro. Para añadir una localización, cuando se cree un evento hay que incorporar la dirección antes de guardarlo en la agenda.

5. PERSONALIZAR CON COLORES LOS AVISOS DEL CALENDARIO

Una buena forma de tener ordenadas las cosas es utilizar colores que indiquen ante qué tipo de evento o aviso estás. Tanto si se usa la aplicación en el navegador del PC como en el móvil, cuando se vaya a crear cualquier evento hay que eligir un color para identificarlo.

6. AÑADIR ARCHIVOS A LOS EVENTOS

Una función muy interesante es la de añadir archivos a los eventos si es necesario, como un PDF con el billete de avión, por ejemplo. El archivo debe estar disponible en Google Drive. Al crear el evento, hay que seleccionar 'Adjuntar archivo'.

7. PREVISIÓN METEOROLÓGICA

Para tener la previsión meteorológica en el calendario, hay que ir al navegador del ordenador, a 'Configuración' > 'Mostrar el tiempo en mi región'. Recuerda añadir tu ubicación en el campo superior a este para que Google sepa qué temperatura mostrar.

8. COMPARTIR CALENDARIOS CON OTROS

Para compartir un calendario con alguien, basta seleccionar el calendario que se desea compartir en 'Configuración/Ajustes' > 'Calendarios' > 'Compartir este calendario'. Desde ahí, se puede hacer público o compartir el acceso con determinadas personas mediante su e-mail.

9. UTILIZAR LOS LABS

Hay que abrir Google Calendar en el navegador e ir a 'Labs', pulsando en el icono del engranaje bajo la fotografía de perfil y habilitando los que se quieran. Esta opción permite configurar los horarios que se ven, rechazar eventos, añadir imágenes de fondo, cambiar los husos horarios, etcétera.

10. APROVECHAR EL MODO SIN CONEXIÓN

El calendario se puede habilitar sin conexión instalando la aplicación web de Google Calendar en Chrome desde la tienda del navegador. Esto lo que permite es descargar todos tus datos del calendario en tu ordenador, de tal manera que se pueda ver y confirmar la asistencia a eventos. Para acceder a este modo, hay que abrir el calendario en Chrome e ir a 'Configuración/Ajustes' > 'Sin conexión'.