Así funciona 'kanban', el método japonés para aumentar la productividad

El método 'kanban' es una metodología de gestión de proyectos que se originó en Japón en la década de 1940. Se basa en la idea de que el trabajo se puede visualizar y gestionar como un flujo de asignaciones. Este método se representa mediante un tablero donde aparecen todas las tareas, que se mueven a través del panel a medida que avanza el trabajo.

El tablero de la técnica 'kanban' es un tablón visual que se divide en columnas que representan las diferentes etapas del flujo de trabajo. En cada columna se le asigna, por ejemplo, una de estas tres etiquetas: trabajo pendiente, en curso y completado.

Así funciona esta técnica japonesa

Las tareas se representan como tarjetas que se mueven a través del tablero a medida que se avanza en la realización de estas. De esta forma, puedes identificar rápidamente en qué punto estás y todo lo que ya has hecho, además de tenerlo ordenado y fácilmente identificado. De acuerdo con la cultura japonesa, esto ayuda a mejorar la productividad en los trabajos.

Eso sí, para que funcione bien, el método 'kanban' se basa en cuatro principios básicos que se deben respetar e implementar.

• Visibilidad: el trabajo debe ser visible para todos los involucrados.
• Limitación de trabajo en curso: solo se debe trabajar en un número limitado de tareas a la vez.
• Respeto de los tiempos: cada implicado deberá mover las etiquetas en el momento que estas cambien de etapa, no más tarde ni antes de tiempo.
• Mejora continua: el sistema debe revisarse y mejorarse constantemente, añadiendo o borrando nuevas columnas.

Digitalización del método

Hoy en día, este método se usa en múltiples compañías para llevar un seguimiento del trabajo de los empleados. Hace unos años deberíamos imaginar una pizarra con 'post-it' donde cada papelito representa una tarea, que podía engancharse y desengancharse según el flujo de trabajo. Con la digitalización de los métodos de trabajo, ahora existen paneles digitales que se basan en este método como la herramienta web de Trello, Notion o el Microsoft Planner.