Digitalización ante la COVID-19: aspectos jurídicos a tener en cuenta

La necesidad de una transformación digital ante este nuevo paradigma no se ha reducido a pymes y empresas tradicionales, sino que también las grandes corporaciones han tenido que cambiar su forma de trabajar para sobrevivir.

La rapidez con la que se está llevando a cabo este cambio ha dado lugar a una gran incertidumbre en cuanto a los aspectos jurídicos que acompañan esta transformación, así como al desconocimiento de los factores legales que hay que conocer antes de digitalizarse.

“Es muy importante que todas aquellas empresas que se estén embarcando en procesos de digitalización adopten los principios de privacidad por diseño y defecto”, explica a BYZness Paula Garralón, abogada de Privacidad y Protección de datos de Bird & Bird, quien añade que “está demostrado que incorporar este principio desde fases tempranas ahorra costes y sobre todo garantiza el cumplimiento normativo por parte de la compañía”.

Y es que digitalizar un negocio supone obtener una elevada cantidad de información, tanto de los clientes como de los empleados; así como el uso de herramientas de marketing que afectan, en muchas ocasiones, a la privacidad.

En este sentido, desde el equipo de Privacidad y Protección de Datos del despacho de abogados nos recuerdan que existen restricciones a la hora de usar determinadas tecnologías como es el uso de cookies, las cuales tienen una regulación muy específica sobre privacidad debido a que permiten la recogida de gran cantidad de información. 

El envío de comunicaciones comerciales por medios electrónicos, algunas actividades que implican el flujo de datos personales, como puede ser el almacenamiento de los mismos en servidores de un proveedor localizado en Estados Unidos; o el uso de la localización de nuestros clientes para enviarles determinadas ofertas han de ser regulados y adoptar medidas de protección de datos adicionales antes de ponerlas en marcha.

La privacidad de los trabajadores

En cuanto a los empleados, el uso de herramientas digitales supondrá en algunos casos una novedad “que les exigirá reforzar los hábitos de seguridad e incluso la adopción de nuevos”, señala Garralón. Algunos consejos que nos comparte la abogada es el uso seguro de contraseñas y de los dispositivos corporativos, así como el poner “especial cuidado” con los correos sospechosos.

Pero donde se deben incrementar las medidas de seguridad de protección de datos debe ser cuando los empleados realizan su actividad desde un lugar que no es la oficina, como por ejemplo, cuando teletrabajan.

La crisis ha hecho que empresas mejoren los sistemas de teletrabajo a gran escala y en tiempo record, “habiendo asumido una gran inversión muchas de ellas para hacerlo posible”. 

Así nos lo explica Patricio Ramírez, abogado laboral de Bird & Bird, quien asegura que este panorama “ha sido una terapia de choque” para empleados y empresas, las cuales querrán aprovechar estas nuevas competencias para evitar ineficiencias, reuniones presenciales, trayectos innecesarios o ahorro de espacio físico.

El Gobierno prevé regular el teletrabajo

Aunque por norma general, el empresario debe dotar de los medios necesarios para que el empleado desempeñe su labor desde casa, Ramírez asegura que en estos meses muchos trabajadores han utilizado sus propios medios cuando no ha sido posible proporcionarlos por parte de la compañía. 

“No obstante, esta circunstancia se encuentra justificada en una situación excepcional como en la que nos encontramos”, explica el abogado y hace hincapié en que esta excepción no puede entenderse “como una regla general de cara al futuro”.

En cuanto a los gastos derivados de trabajar desde casa, como son la electricidad, el wifi… el Gobierno emitirá una regulación específica de teletrabajo “donde se espera que quede resuelta la cuestión de los gastos”, señala Ramírez, ya que a día de hoy no se encuentra regulado y la normativa se remite a lo pactado entre empresario y trabajador.

Lo que no se ve

No nos debemos olvidar de uno de los grandes activos de las compañías, los llamados intangibles, protegidos bajo la forma de propiedad industrial e intelectual. 

En este sentido, uno de los casos más frecuentes que se suele encontrar Mariano Santos, abogado de IP de Bird & Bird es que las marcas registradas con anterioridad no protegen las nuevas formas de venta.

A juicio del abogado, en tiempos de crisis es necesario controlar, inventariar, vigilar y alinear la estrategia de negocio con nuestros derechos de propiedad industrial que comercializamos y por ende, “establecer nuevas solicitudes en el caso de que fueran necesarias”.