Portal del empleado: estos son los retos a los que se enfrenta ante la crisis del Covid-19

Acceder a una nómina, hacer cambios en el currículum, solicitar que nos cambien los datos, comprobar el número de días de vacaciones que nos quedan… O incluso para ofrecer cursos de formación. Los portales del empleado cobran especial importancia cuando se implementa el teletrabajo, ya que permiten en la distancia estar al día con las novedades corporativas. 

Todas las gestiones que un trabajador tiene que realizar en relación a su organización deberían poder realizarse a través de los portales del empleado. Y, aunque en la actualidad no muchas empresas en España cuentan con las herramientas necesarias para hacer frente a una situación como la crisis provocada por el coronavirus, sí que se abre el momento de la oportunidad. “Se ha demostrado que no estábamos preparados para una situación de teletrabajo, en la cual las únicas personas que han podido realizarlo de forma efectiva son aquellas que ya lo realizaban, como del mundo de la informática o las grandes empresas, cuyos empleados están más acostumbrados a trabajar desde cualquier país del mundo; algo que no ocurre con la pequeña y mediana empresa y autónomos”, explica Víctor Fermosel, profesor de RRHH en EAE Business School.

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Pero quizá esta situación se traduzca en oportunidad. “Si algo tienen las crisis es que ayudan a implementar herramientas que hasta en ese momento no se han visualizado como necesarias, y que estaban en el cajón de proyectos pendientes. Estoy seguro que la comunicación empresa-empleado saldrá más reforzada de esta situación”, afirma el general manager en Integrho, Cristóbal Malet. 

EL ACCESO A UN PORTAL DEL EMPLEADO

“El teletrabajo necesita de coordinación. Y el portal del empleado puede ser una de las herramientas o incluso la base para esta coordinación”, indica Cristóbal Malet.  

Como canal de comunicación bidireccional, este software puede ser clave. “El portal del empleado, evidentemente también sirve para solicitar vacaciones, visualizar nóminas y contratos, además de evaluaciones de talento y desempeño de los empleados. Por tanto, es una herramienta administrativa de base imprescindible para la relación empresa-empleado y viceversa”, explica Malet. “Aquí es donde se gana la batalla de la productividad, al simplificar y acortar muchos de los procesos propios del departamento”, añade este experto.

En palabras de Víctor Fermosel, “la comunicación entre empresa y empleado es necesaria y se está viendo en la actualidad, ante la imposibilidad de los trabajadores de acceder al paro, no porque las empresas no hayan comunicado los certificados, que sí los han comunicado, pero si tuvieran un portal, directamente el empleado se podría descargar información valiosa como en este caso para apuntarse al paro”.

LOS RETOS EN LA GESTIÓN DEL PORTAL DEL EMPLEADO

“La tecnología ya existe. Lo que tiene que evolucionar son los procesos para que las áreas de personas pasen de administrar personas a gestionarlas. Este es un cambio importantísimo”, confirma el general manager en Integrho. En la actualidad, “los empleados demandan más a las empresas y a los responsables de personas para poder desarrollar una buena labor, con planes de carrera y buenas herramientas”, aclara.  

El desafío está en reinventarse o adaptarse. “Hace 25 años sólo hablábamos de nóminas. Esto ahora es lo de menos. El portal del empleado no sólo es una herramienta de coordinación de procesos, también de nexo de unión para alcanzar un objetivo común. Ayuda a construir una cultura corporativa”, apunta Malet.

La crisis del coronavirus supone una ocasión para reforzar herramientas como el portal del empleado para comunicar internamente en las compañías y ofrecer información corporativa actualizada y al alcance de todos los trabajadores. Sobre todo en un momento en el que las nuevas generaciones que acceden al mercado laboral no dan tanta importancia a la remuneración monetaria, sino a otros aspectos de una compañía como la libertad horaria y la flexibilidad o la posibilidad de desarrollo profesional.

Son muchos los retos a los que se enfrentan las empresas en España. “En la actualidad inminente, se va a pasar por volver al nivel de mercado y de producción que teníamos y volver a contratar", dice Víctor Fermosel. “Creo que las empresas han aprendido y, aunque van a crear conciencia de que necesitan crear portales del empleado, tener documentaciones en la nube para poder trabajar y que la situación no se vuelva a repetir, sí que es cierto que, lamentablemente, en un futuro inmediato su preocupación va a ser sobrevivir, aunque más adelante sí que los van a implementar”, argumenta este profesor de EAE Business School.

“Ahora más que nunca las personas se hacen imprescindibles y la tecnología nos ayudará a implementar cambios y mejoras para adaptarnos a un mundo global de cambios constantes”, concluye Cristóbal Malet.