Nuevos trámites telemáticos con el Notario: mucho más que una firma telemática

Como ya tuve la ocasión de adelantar en un artículo anterior publicado en EL PERIÓDICO el pasado mayo, este mes, en concreto, el 9 de noviembre, entrará en vigor de forma completa la Ley 11/2023, la cual, en el ámbito notarial, sin duda, supondrá una gran revolución en la forma de trabajar de los notarios, pues como ya se expuso en ese artículo, a partir de ahora será posible firmar determinados documentos públicos de forma telemática, esto es, de forma 'online', a través de un sistema de videoconferencia con el notario y firma electrónica. Como pusimos de manifiesto en ese momento, será posible firmar de forma telemática, a través de cualquier notario de nuestra elección, de entre los más de 3.000 existentes en España, principalmente documentos de empresas (como constitución de sociedades, pólizas mercantiles, etc.), apoderamientos especiales, y otros documentos de naturaleza inmobiliaria (como declaraciones de obra nueva o divisiones de propiedad horizontal).

No obstante, más allá de esta innovación tan revolucionaria, la Ley 11/2023 también nos trae muchas más novedades muy interesantes para el día a día de los ciudadanos, como por ejemplo, la posibilidad de solicitar por internet cita con nuestro notario de confianza, poder realizar videoconferencias con un notario para recibir asesoramiento jurídico sobre alguna materia que necesitemos, elegir el notario con el que queremos formalizar nuestro préstamo hipotecario o, como gran novedad más destacable, la posibilidad de solicitar y recibir, de forma telemática, copias autorizadas electrónicas de nuestras escrituras, lo que supone una verdadera revolución frente al sistema tradicional de copias autorizadas en soporte físico que hasta la fecha ha existido. 

Otorgamiento telemático de documentos públicos: el futuro ya está aquí

Así pues, a partir de ahora, cuando cualquier ciudadano acuda a un notario a formalizar una escritura, podrá elegir si quiere obtener su copia autorizada en soporte papel (como siempre) o en soporte electrónico, lo que en este segundo caso, le facilitará la posibilidad de realizar determinados trámites ante las Administraciones Públicas o terceras personas de forma más ágil, rápida y sencilla, pues esa copia electrónica podrá circular de un modo mucho más seguro, como a través de un código CSV.

Para que cualquier ciudadano pueda disfrutar de todas estas novedades, será necesario que el mismo esté dado de alta en el Portal Notarial del Ciudadano, que es la página web creada por el Notariado español para vehicular todas estas novedades telemáticas.

Para darse de alta en el Portal Notarial, el ciudadano interesado deberá registrarse en el mismo. En el caso de las personas físicas (mayores de edad y con DNI o NIE), deberán acceder a la opción de 'Regístrate' (en la parte superior derecha) y cumplimentar un formulario de registro con todos sus datos personales reales. Una vez enviado el formulario, el ciudadano recibirá un 'email' en su correo electrónico y un SMS con un código, a los efectos de verificar el alta realizada.

Completado el trámite, el ciudadano ya podrá acceder a su perfil personal y realizar los trámites y actuaciones que requiera, para lo cual, en todo caso, va a necesitar un certificado digital cualificado que le permita identificarse indubitadamente y firmar digitalmente todos los documentos que sean necesarios (aquí puede encontrar un listado de las entidades emisoras de certificados válidos a tal efecto).

En el caso de las personas jurídicas, el trámite será un poco distinto, pues la persona física representante de la sociedad deberá registrarse igualmente de forma 'online', pero posteriormente, deberá acudir físicamente a una notaría, con todos los documentos oficiales de dicha compañía (escritura de constitución, de nombramiento de cargos, etc.), a los efectos de validar su representación y asociar así su usuario a dicha empresa, consiguiendo así un trámite con mayor seguridad jurídica.

Como se puede apreciar pues, la Ley 11/2023 modernizará en gran medida la institución notarial, dando al ciudadano grandes posibilidades de gestionar sus documentos públicos de forma telemática, en un sentido amplio.