Otorgamiento telemático de documentos públicos: el futuro ya está aquí

Sin duda, este inicio del mes de mayo nos trae una gran noticia para el conjunto de la sociedad española y, en particular, para la modernización de su sistema de seguridad jurídica preventiva, pues, en muy poco tiempo, será posible firmar escrituras públicas, ante notario, a través de videoconferencia, esto es, sin necesidad de acudir físicamente a una notaría ni firmar de forma manuscrita nuestro documento público en soporte papel, tal y como se ha hecho toda la vida.

El origen de esta novedad tan relevante y revolucionaria para el notariado la encontramos en la nueva ley 11/2023, la cual ha sido publicada en el Boletín Oficial del Estado (BOE) del pasado 9 de mayo. No obstante, en concreto, para estas novedades tan relevantes, la norma establece un plazo para su entrada en vigor de seis meses, concediendo así un tiempo razonable para que se puedan poner a punto todos los mecanismos técnicos necesarios para garantizar que este otorgamiento telemático de documentos públicos se puede realizar de forma correcta y segura.

Así pues, como se ha indicado, en pocos meses será posible obtener servicios notariales sin necesidad de presencia física del otorgante ante el notario elegido, de modo que los ciudadanos y las empresas podrán firmar sus escrituras públicas sin necesidad de desplazarse (por ejemplo, desde su domicilio o desde la sede social de su compañía), a través de un sistema de videoconferencia y firma electrónica, con todas las facilidades y el ahorro de tiempo y dinero que ello puede suponer en muchos casos.

Dicho esto, entrando ya en detalle, es necesario precisar que esta intervención notarial a través de videoconferencia no abarcará cualquier clase de documentos notariales, sino únicamente un conjunto de actos o negocios jurídicos concretos que ha determinado la nueva ley como, por ejemplo, las pólizas mercantiles, la constitución de sociedades, los nombramientos y apoderamientos mercantiles así como cualquier otro acto societario, una gran variedad de poderes notariales (así como su revocación), cancelaciones de garantías (como por ejemplo, escrituras de cancelación de hipoteca), actas de junta general, testimonios de legitimación de firma, testamentos en situación de epidemia, o declaraciones de obra nueva y divisiones horizontales, entre otras. Asimismo, la ley deja entreabierta la puerta a que, en un futuro, reglamentariamente esta posibilidad se pueda ampliar a otros actos o negocios jurídicos.

Por lo que se refiere al procedimiento concreto para poder otorgar telemáticamente estos documentos, podemos avanzar sucintamente que el ciudadano interesado en ello, una vez elegido el notario para autorizar su documento, deberá comparecer electrónicamente en la sede electrónica notarial, esto es, un portal creado a tal efecto por el Consejo General del Notariado para facilitar las relaciones electrónicas de los ciudadanos con el notariado, y deberá identificarse en la misma a través de alguno de los sistemas de identificación electrónica que prevé la legislación vigente.

Una vez identificado el compareciente y apreciada la capacidad jurídica y legitimación necesaria por parte del notario, el acto del otorgamiento del documento público se realizará mediante un sistema de videoconferencia, el cual permitirá al ciudadano la lectura íntegra de su documento a través de dicha plataforma. Concluido el acto, tanto el otorgante como el notario en cuestión firmarán el documento con su firma electrónica.

Tras ello, también como novedad, la ley establece que la matriz del instrumento público firmado quedará reflejada en un protocolo electrónico, bajo fe del notario, y que, asimismo, como no puede ser de otro modo, el cliente tendrá la posibilidad de obtener copias electrónicas de sus documentos notariales.

Como vemos pues, a modo de conclusión, podemos afirmar que esta nueva posibilidad de otorgar documentos públicos de forma telemática catapulta al notariado español al siglo XXI, modernizando a la institución y ofreciendo a todos los ciudadanos y empresas un servicio de mayor calidad y adaptado a la realidad tecnológica de la sociedad de nuestros días. Asimismo, como reflexión final, indicar que, a mi parecer, esta revolución tecnológica en el seno del notariado sin duda supone un gran reto para todos los profesionales implicados, pues implica una nueva forma de realizar nuestro trabajo, complementaria a la que hasta la fecha se ha desarrollado, pero la cual, sin duda, con el esfuerzo y la voluntad de todos los actores implicados, generará grandes beneficios para los ciudadanos y el conjunto de la sociedad y economía nacional.