Larga vida al Post-it

El Post-it es a la metodología ágil Scrum lo que el arroz a la paella. Consustancial. Imprescindible. No es de extrañar, pues, que 3M, la multinacional estadounidense propietaria de la marca que ha dado el nombre genérico (pósit, según Fundéu) a estas coloridas notas autoadhesivas, sea una entusiasta de Scrum y dé consejos desde su web sobre cómo dirigir proyectos con este método.

Pero ¿por qué son tan importantes estas notas de colores? Mejor ir por partes, nada más adecuado para una metodología que pasa por seccionar los proyectos, y empezar por saber qué es Scrum. Creada por Jeff Sutherland y Ken Schwaber, Scrum permite abordar proyectos y productos complejos desarrollados en entornos de gran incertidumbre, ya que está basada en entregas parciales y regulares del producto que aporten valor al cliente.

Planificar en ciclos cortos

"Es una gestión iterativa planificada en ciclos cortos", resume Adrián Perreau de Pinninck, cofundador de Partnos Consulting y 'coach' de Agile. Perreau de Pinninck ha ayudado a empresas como Vueling, HP y Criteo (la compañía que inventó la publicidad personalizada en internet) a implantar Scrum, y ahora lo está haciendo con Voxel Group, pyme catalana especializada en transacciones electrónicas.

Perreau de Pinninck recurre a un ejemplo gráfico para explicar Scrum: "El proyecto es como un bocadillo kilométrico propio de un récord Guinness, que no te lo puedes comer de un bocado ni de una sentada. Necesitas trocearlo y ver cuánto puedes comer cada vez". El estratega del producto, o 'product owner', es el encargado de definir los objetivos y de garantizar que el equipo trabaja alineado para alcanzar estas metas. Es el que establece los bloques de funcionalidades o características del producto, y las va troceando para abordarlas en ciclos cortos. Cuando más corto es el ciclo, mejor, porque permite ir ajustando el rumbo, destaca el 'coach'. A medida que se van finalizando las iteraciones, y sin olvidar planificar cómo se le va a hincar el diente al siguiente pedazo, se entregan al cliente para que las chequee y, con la información que facilita, adaptar la lista de prioridades o funcionalidades.

Doble trabajo en mitad de tiempo

Una manera ágil y flexible de encarar un proyecto o producto que, por sus características, impediría abordarlo con una planificación a largo plazo. "En vez de planificar a un año hacemos programaciones cortas, de semana en semana, y constantes revisiones con el cliente, amén de sesiones retrospectivas, que permiten mejorar el proceso, insiste Perreau de Pinninck. Con Scrum, según título del libro de Jeff Sutherland, "se hace el doble de trabajo en la mitad de tiempo". Y ello permite ahorrar costes, rebajar la incertidumbre y elaborar productos que se adaptan mejor a las necesidades.

Y ya vamos llegando a los Post-it. Las notas autoadhesivas ayudan a fijar y visualizar las tareas y su evolución para cada una de las iteraciones. También ayudan a convertir las ideas en acciones, y las acciones en logros. Imprescindible disponer de una gran pared en la que habilitar una superficie para pegar los pósits. "Es una gestión visual del trabajo", asegura el 'coach'. Es una herramienta de transparencia que permite a cualquier persona del grupo ver en todo momento cómo marcha el trabajo y eso, para Perreau, es de vital importancia, puesto que los equipos Scrum se autogestionan. 

Rojo, para lo urgente

Scrum no establece un código de color para el uso de los Post-it según vayan a servir para una cosa u otra. Cada equipo de trabajo decide usar aquellos que más les sirven. Adrián Perreau de Pinninck tiene sus preferencias, y así lo traslada a los equipos de las compañías con las que ha trabajado. Puesto que el color rojo es siempre indicativo de peligro, el coach usa notas de este color para resaltar aquello que es urgente o problemático. El verde, en cambio, para las tareas finalizadas o aquellas que tienen el visto bueno.