Digitalizar para vender más y trabajar mejor: así adaptan las empresas B2B sus procesos a las nuevas necesidades

La digitalización de una empresa B2B no pasa únicamente por incorporar nuevas herramientas, sino por conseguir que estas se adapten a la forma real de trabajar de cada organización. La gestión de oportunidades comerciales, el seguimiento de las actividades o la coordinación del servicio técnico requieren soluciones capaces de acompañar los procesos del negocio y evolucionar con ellos.

Con este enfoque se desarrolla Portalteam, parte del ecosistema de soluciones B2B Portalbusiness, con herramientas especializadas para distintos ámbitos de la actividad empresarial. Dos proyectos actuales permiten conocer de cerca esta forma de abordar la digitalización: el de Neda Pool & Spa con Portalteam Sales y el de DIBOSCH con Portalteam SAT.

Neda Pool & Spa: más control sobre las oportunidades comerciales

En Neda Pool & Spa, el proyecto se centra en Portalteam Sales, una solución orientada a mejorar el seguimiento y la gestión de la actividad comercial.

La necesidad surgió a partir de las limitaciones de la herramienta que utilizaban hasta ese momento. «La herramienta que utilizábamos hasta ahora era muy rígida y ofrecía poca capacidad de adaptación a nuestros procesos comerciales», explica Xavier Gimeno, Director de operaciones de Neda Pool & Spa. La empresa buscaba una solución más flexible, capaz de evolucionar con la organización y ajustarse a la forma de trabajar de su equipo.

Uno de los principales retos estaba en el seguimiento de las oportunidades comerciales, desde la captación de la oferta hasta su conversión en pedido, así como en la necesidad de disponer de información más clara sobre los ratios de conversión.

Con Portalteam Sales, Neda Pool & Spa espera conseguir «un seguimiento más eficiente de toda la actividad comercial, con mayor visibilidad y control de las oportunidades». Al mismo tiempo, el objetivo es reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas para que el equipo pueda centrarse en la relación con los clientes y en la generación de negocio.

Entre los aspectos que la empresa considera más relevantes de la solución se encuentran la gestión y seguimiento de oportunidades, la trazabilidad de la actividad comercial y la generación de indicadores de rendimiento.

Para Gimeno, una buena herramienta de gestión comercial debe ser «sencilla y práctica para el usuario final». La razón, explica, es que la adopción por parte del equipo depende de que la herramienta aporte beneficios reales en el trabajo diario y, además de facilitar la gestión comercial, proporcione información útil para el seguimiento, la toma de decisiones y la mejora continua de los resultados.

La capacidad de adaptar la solución a los procesos propios de la empresa es otro de los aspectos que Neda Pool & Spa destaca del proyecto. «La flexibilidad del proyecto y la cercanía durante su implantación han sido factores muy relevantes para generar confianza y facilitar la adopción por parte del equipo», señala Gimeno.

DIBOSCH: una solución adaptada al trabajo del servicio técnico

En DIBOSCH, la digitalización se ha centrado en mejorar la gestión del servicio técnico y facilitar el trabajo de los técnicos de campo. Para ello, la empresa ha incorporado Portalteam SAT, una solución orientada a centralizar las herramientas y la información necesarias durante las intervenciones.

El proyecto surgió a partir de las propias necesidades detectadas por la empresa. Como explica Josep M. Subirana, Responsable de TIC de DIBOSCH, cada año realizan reuniones de seguimiento para plantear futuras necesidades y valorar posibles soluciones digitales. En este proceso, identificaron la oportunidad de trabajar conjuntamente en una solución que pudiera encajar con su operativa.

Antes de incorporar la nueva plataforma, DIBOSCH ya contaba con experiencia en la gestión del servicio técnico, desde la recepción de incidencias hasta la planificación de las actuaciones a casa del cliente. Sin embargo, el proyecto también ha servido para revisar la organización interna del área.

«Aprovechamos para alinear procesos, flujos de trabajo y repensar las tareas de toda el área de SAT», explica Subirana.

Uno de los aspectos que requería mayor seguimiento era la necesidad de disponer de una visión unificada de las tareas pendientes y en curso y poder distribuir los recursos de forma eficiente para atender a los clientes.

En este contexto, DIBOSCH plantea Portalteam SAT como una herramienta de trabajo para los técnicos de campo, especialmente para facilitar el reporting de las intervenciones y aportar más valor a su trabajo.

La rapidez en el acceso a la información es otro de los aspectos relevantes del proyecto. En una actividad en la que las órdenes de trabajo deben atenderse con celeridad, DIBOSCH considera importante que el técnico pueda disponer de la información necesaria de forma ágil, rápida y estructurada.

«El técnico necesita disponer de toda esta información con la máxima rapidez y ahora repercute en una mejor atención hacia el cliente», apunta Subirana.

El objetivo es que Portalteam SAT pueda centralizar las herramientas digitales que el técnico necesita durante una intervención y facilitar posteriormente el reporte de la actuación. En palabras de Subirana: «La plataforma consigue centralizar las herramientas digitales que un técnico puede requerir durante una intervención de servicio a casa del cliente y reportarlas correctamente».

Soluciones que se adaptan a cada empresa

Aunque las necesidades de Neda Pool & Spa y DIBOSCH son diferentes, ambos proyectos comparten una misma premisa: la digitalización debe adaptarse a los procesos y a las personas que van a utilizarla.

En Neda Pool & Spa, el foco está en mejorar la visibilidad y el control de las oportunidades comerciales, facilitar el seguimiento de la actividad y reducir el tiempo dedicado a tareas administrativas. En DIBOSCH, el proyecto busca ordenar procesos del área de servicio técnico, facilitar el trabajo de los técnicos de campo y mejorar la gestión de la información durante las intervenciones.

Es precisamente esta capacidad de adaptación la que define el enfoque de Portalteam dentro de Portalbusiness: desarrollar soluciones digitales especializadas que respondan a las necesidades concretas de cada empresa y puedan evolucionar junto con su forma de trabajar.