Desconexión digital: Guía para blindarse contra mensajes y llamadas durante las vacaciones

Cortafuegos automáticos

Si bien lo ideal para la desconexión es que las comunicaciones no lleguen a enviarse, un primer salvavidas es que las ‘víctimas’ no lleguen a recibirlas. Para ello la tecnología ha habilitado diversos recursos, como el clásico mensaje que recibe el emisor de “esta persona está fuera de la oficina y no regresará hasta tal día”. Otra opción, complementaria, es habilitar un mensaje para que, internamente en la compañía, se notifique a alguien antes de enviar un correo que esa persona no está activa en ese momento.

Hay empresas que ya tienen instaurado un temporizador de correos. Es decir, de tal hora o tal hora las comunicaciones enviadas quedan suspendidas y no entrarán en los buzones hasta que sea un horario hábil para trabajar. Otra opción es directamente limitar la entrada a los recursos corporativos, como intranets o ‘mails’ corporativos, para que un ‘workaholic’ no se ponga a distribuir juego a las tres de la mañana. 

Cursos de prevención

De la misma manera que en la construcción, tras muchos disgustos y fallecidos, se ha instaurado una cultura de la prevención y en la gran mayoría de obras todo el mundo lleva el casco, en las empresas poco a poco va arraigando una sensibilidad para respetar la barrera entre ocio y negocio. En compañías como Axa, según explica su directora de ‘Personas’ en España, Carmen Polo, imparten formaciones a este respecto cada cierto tiempo, especialmente entre los mandos y mandos intermedios y con más intensidad en los periodos prevacacionales. 

La Generalitat de Catalunya recomienda también sensibilizar hacia fuera de la compañía, no solo hacia dentro. Lo que pasa por, entre otros, informar a los clientes y proveedores de la política de desconexión digital de la empresa y también del horario de las personas con quien trabajan habitualmente. 

Limitar las reuniones

La desconexión digital no solo pasa por no recibir mensajes durante las vacaciones, sino por evitar también la sobreexposición durante la jornada de trabajo. Lo que un gran número de reuniones y de duración interminable hace complicado. En AXA tienen una estricta política a este respecto. Las reuniones no pueden durar más de 45 minutos, sus convocatorias deben estar planificadas con 48 horas de antelación y solo puede asistir la gente que deba participar y tenga capacidad para tomar las decisiones que allí se debatan. 

Para los temas breves tienen planificadas reuniones de pie y de no más de 15 minutos. Y para no sobreexponer a sus empleados, los miércoles por la tarde están prohibidas las citas si no son de extrema urgencia.  

Buzón interno de denuncias

Actualmente todas las empresas de más de 250 trabajadores tienen la obligación de tener habilitado un canal de denuncias anónimas, para que aquellos empleados víctimas de un abuso o testigos del mismo. A partir del 1 de diciembre será obligatorio para todas las corporaciones con 50 o más empleados. A través de este canal, los trabajadores han de poder denunciar, entre otros, aquellas comunicaciones fuera de hora o durante vacaciones. 

Además, cualquier vulneración de este tipo puede ser remitida al comité de empresa. Y, cabe recordar, que legalmente, y al margen de la existencia o no de dicho canal, un empleado no puede ser penalizado por no responder un mensaje o llamada fuera de su horario.