La pandemia demanda agilidad: cómo puede la metodología Agile salvar a las empresas

En la nueva normalidad, las compañías se están encontrando con una serie de retos organizativos y culturales a los que tienen que adaptarse, con hitos como la transformación cultural y tecnológica marcando el paso. 

La digitalización ha venido prácticamente impuesta, tanto para el sector privado como para las distintas administraciones públicas. Muchas compañías se han visto abocadas a imprimir una mayor velocidad a su toma de decisiones, así como a mejorar su productividad al tiempo que incorporaban nuevas tecnologías a marchas forzadas. 

Este tránsito, que en un periodo ‘normal’ podría ser fruto de una estudiada planificación, debe ser ágil, para poder lidiar con la incertidumbre y los cambios constantes. Por este motivo, la consultora McKinsey afirma que una de las conclusiones que se puede sacar del contexto actual es que, si en la vida pre pandemia las metodologías ágiles eran importantes, ahora se han vuelto imprescindibles. 

“Vivimos una de las épocas de mayor incertidumbre y volatilidad que hemos conocido recientemente, y muy a nuestro pesar, no será la última. Si bien llevamos tiempo hablando del modelo VUCA (Volatility, Uncertainty, Complexity, Ambiguity), el impacto global y la universalidad de la pandemia hace esta situación única”, señala Carlos Moure, CEO y fundador de Kairós DS. Una situación en la que, según considera el directivo, las herramientas agile posibilitan “sin lugar a dudas” que una compañía esté “mejor adaptada para enfrentarse a una de las épocas más complejas de la historia moderna”.

Por qué Agile

Pero, ¿qué son las metodologías agile o ágiles? Kairós DS, consultora de Business Agility y transformación digital, recoge en su informe ‘Transformación Agile’ que hay que tener en cuenta dos aspectos: por una parte las rutinas de trabajo y por otra, la cultura de empresa.

Así, en primer lugar se refiere a todos aquellos procedimientos dedicados a dar más fluidez al proceso de trabajo. Existen muchas tipologías, como son Scrum, orientada a equipos de producto y software, o Kanban, más centrada en procesos. En función del área o departamento en cuestión, los proyectos se analizan en función de las prioridades y se compartimenta en tareas que se reparten entre los equipos y perfiles implicados y a las que se asigna un plazo de finalización breve, normalmente de pocas semanas. 

En segundo lugar está el aspecto de filosofía o identidad corporativa, que abarca a toda la empresa. Es decir, se plantea una visión holística de la agilidad para innovar en productos y servicios, además de proporcionar a los empleados las capacidades y herramientas necesarias. 

Las organizaciones ágiles están diseñadas para ser “rápidas, resilientes y adaptables”, indica McKinsey. Y estas son, precisamente, las cualidades que han cobrado protagonismo durante la crisis de la COVID-19 para alcanzar los desafíos operativos y de modelo de negocio. 

Según explica Anabel Obeso, directora general de AdQualis HR Consultants, las metodologías Agile sirven de ayuda al reorientar la manera de trabajar y alinear a la empresa con lo que está pasando en nuestro entorno: “Permiten facilitar y gestionar de forma rápida, organizada y con la implicación de todos los participantes los cambios que de forma tan acelerada nos trae la transformación digital”.

Qué aportan estas metodologías

A grandes rasgos, implementar herramientas ágiles contribuye a fomentar el trabajo colaborativo, la comunicación directa, la resolución de problemas y la mejora continua, “y todo además de una manera muy transversal”, enumera esta experta. 

¿Las ventajas que ofrecen? El resultado fundamental que destacan tanto Anabel Obeso como Carlos Moure es la mejora de la productividad. En concreto, puede hacer que los trabajadores sean hasta el 21% más productivos que con modelos de trabajo lineales, según los cálculos del grupo International Workspaces Group (IWG).

Además, “las organizaciones reaccionan más rápido a los retos o dificultades; se mejora el trabajo en equipo y los trabajadores tienen una mejor percepción de su participación, porque todo se hace de un modo más transparente”, detalla la directora general de AdQualis HR Consultants, división de consultoría de organizaciones de AdQualis Human Results. “En cada momento vas abordando lo que es más importante o aporta más valor para el proyecto o el cliente. Las tareas menos prioritarias tienen menos foco y eso se comenta por consenso del equipo”, añade. 

Se trata, por tanto, de una concepción del trabajo que implica definir objetivos cercanos en el tiempo, alcanzables y medibles, que todos los equipos abordan de forma conjunta. Un planteamiento que, como puntualiza el CEO de Kairós DS, no es posible “sin una estructura organizativa orientada a equipos (autónomos, autogestionados, multidisciplinares y empoderados), liquidez de talento y un nuevo modelo de liderazgo”.

La pandemia como revulsivo

Los principales motivos que llevan a las compañías a apostar por la transformación Agile es la mejora de la ejecución de la estrategia empresarial (33,8%) y la mejora en la relación con sus clientes (24,6%), según recoge el estudio de Kairós.

Del otro lado, el 53,3% de las empresas que no han implantado a día de hoy estas metodologías argumentan como motivo principal el desconocimiento, un porcentaje que se está reduciendo dramáticamente movido por la pandemia. “Ha acelerado los planes de transformación de los que ya estaban en marcha y adicionalmente es un revulsivo para los que tenían dudas. La decisión de acometer este tipo de transformaciones es unánime entre las organizaciones”, afirma Carlos Moure.

Coindice en este movimiento Anabel Obeso, que ha visto como en estos meses ha crecido el número de empresas que han recurrido a los servicios de AdQualis tanto para redefinir el modelo de negocio como de trabajo. “Lo que ha conseguido la COVID-19 es que superemos las resistencias al miedo. Hay una mentalidad mucho más abierta y flexible hacia las propuestas que les ayuden a resolver la incertidumbre: necesitan orientación, respuestas y herramientas”, señala.

Teletrabajo

En opinión de estos expertos, la cultura Agile, en su más amplio significado, es una de las soluciones fundamentales con la que encarar los nuevos marcos y contextos empresariales que pueden surgir como consecuencia del impacto de la pandemia.

Una de estas nuevas realidades que podría simplificar o aligerar es la del teletrabajo, que empresas de todo el mundo se han visto obligadas a asumir con el estallido de la pandemia y que, en muchos casos, tiene visos de adoptarse de forma permanente. 

“Una de las primeras fases es visualizar las tareas, roles y prioridades de los equipos y hacer un seguimiento periódico y a la vez ágil, de forma que las personas que están teletrabajando están coordinadas y con total visibilidad de lo que ocurre en las diferentes tareas”, define Anabel Obeso. En su opinión, este modelo está pensado para compartir, visualizar, saber priorizar y trabajar de forma colaborativa, elementos que permiten una gestión de equipos a distancia "más eficiente".

Para Carlos Moure, otra de las aportaciones de las metodologías Agile en un entorno remoto es la confianza: “Cuando todos nos sentimos responsables de nuestra entrega de valor, empoderados y en un entorno seguro de trabajo, somos más productivos. (...) Es el ‘pegamento’ que mantiene unidos los equipos y el alineamiento empresarial”.