Así funcionan las 'oficinas inteligentes' del futuro

Firmar contratos y documentos a través de nuestras tablets, smartphones u ordenadores, acudir a una reunión de trabajo mientras estamos en una cafetería tomando un café, o trabajar desde cualquier punto del planeta, con la única necesidad de disponer de conexión wifi. Así son las oficinas del futuro, y llegan para quedarse.

Según el informe Smarter Workspaces Landing the Digital, de Kyocera, el 12% de las empresas están ya transformando y digitalizando sus espacios de trabajo. El 36% están inmersas en esta incitativa, mientras que un 26% se encuentran evaluando nuevas acciones dirigidas a crear un espacio de trabajo transparente, flexible, colaborativo y abierto al cambio. Compañías como Google o Facebook han sido pioneras en implementar su transformación tecnológica y digital al interior de la organización, adaptando las nuevas necesidades tecnológicas del mercado, a sus propias oficinas y trabajadores. En España, esta labor la han continuado las grandes y medianas empresas. 

“Estos nuevos smarter worksplaces, están consiguiendo que toda la tecnología con la que cuentan las empresas para optimizar su desarrollo, se pueda poner a disposición de sus empleados para que puedan trabajar de mejor manera”, afirmaba José Aznar, product strategy manager en Kyocera, durante el evento The Next About Digital Leaders, organizado por el IEBS Business School y Computerworld University.

Una de las ventajas es que podremos trabajar desde cualquier lugar

Las empresas creen cada vez más en la necesidad de cuidar a sus empleados, ya que han comprendido que fomentar su estado de bienestar puede derivar en un mayor rendimiento. De esta manera les dotan de la tecnología más innovadora, a través de todo tipo de dispositivos y aplicaciones, para que puedan realizar su trabajo en cualquier lugar.

“Ya va a dar igual tener físicamente un puesto de trabajo, porque en estas 'oficinas inteligentes’, podré trabajar desde cualquier lugar, desde la calle o la cafetería, a nuestras casas. Sólo es necesario dotar a los trabajadores de las herramientas necesarias para contactar con la empresa”, afirmaba José Aznar.

Estas herramientas pasan por tener acceso a internet, y al uso de plataformas con sistemas de software que faciliten el trabajo. “Esta transformación empresarial tiene más que ver con tener un entorno colaborativo, con disponer de un espacio en la nube para poder subir, guardar y compartir los proyectos, y con la transformación de los procesos. No se trata de pasar del mundo analogico al digital, si no de transformar internamente, cambiando radicalmente la manera de hacer las cosas”, añadía José Aznar.

Según Kyocera, estos cambios son necesarios, porque los espacios de trabajo actuales no dan respuesta a las necesidades de agilidad, flexibilidad e innovación necesarias para ser competitivos en un mercado en constante evolución tecnológica y digital.

De la misma manera, esta adaptabilidad beneficiará también a la propia empresa, ya que servirá para mejorar la imagen de la marca.

Un diseño de las oficinas más sostenible

Estas oficinas también cuentan con espacios sostenibles, para fomentar el cuidado del medio ambiente y generar un mayor ahorro energético. Se podrá programar desde la intensidad de la luz o la altura de las cortinas, en base a la luz solar.

La creación de smarter workspaces tiene un marcado carácter transversal ya que afecta a todos los departamentos. Esta transformación se dejará ver en el entorno de trabajo, el espacio físico, las personas, la tecnología, y la propia organización. Además esta transformación afectará a la propia comunicación de los trabajadores.

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“Antes existía el oficio de por ejemplo un administrativo, que estaba en su puesto de trabajo y se dedicaba solo a ello. El mercado exige que no seamos tan técnicos, si no que tenemos que dominar varias especialidades como saber del mercado, conocer el mundo comercial y de marketing y entender lo que necesitan los clientes, sabiendo cambiar el discurso dependiendo de con quién se hable”, comentaba José Aznar.

Se trata de innovar, sin olvidar al cliente. Transformar sin perder la esencia. 'Renovarse o morir' como un nuevo mantra empresarial, para no caer en el intento.