¿Cuándo es obligatoria la memoria anual y cómo elaborarla?

La memoria anual es uno de los documentos que comprenden las Cuentas Anuales de una empresa, junto con el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, un estado que refleje los cambios en el patrimonio neto del ejercicio, un estado de flujos de efectivo, según el artículo 34 del Código de Comercio; que “completará, ampliará y comentará la información contenida en los otros documentos que integran las cuentas anuales”.

Por su parte, el artículo 365 del Reglamento del Registro Mercantil obliga a presentar estos documentos a administradores de sociedades anónimas, de responsabilidad limitada, comanditarias por acciones y de garantía recíproca y fondos de pensiones; así como a los liquidadores. El resto de empresarios inscritos también podrán solicitar el depósito de estos documentos. 

¿Qué debe contener la memoria?

En este sentido, el artículo 260 de la Ley de Sociedades de Capital determina que la memoria deberá hacer referencia y mención, entre otros,  a los siguientes puntos: 

• Los criterios de valoración aplicados a las diversas partidas de las cuentas anuales y los métodos de cálculo de las correcciones de valor.
• La denominación, domicilio y forma jurídica de las sociedades que tengan capital o ejerza una influencia significativa.
• ”Cuando existan cuotas o participaciones sociales desiguales, el contenido de cada una de ellas, y cuando existan varias clases de acciones, el número y el valor nominal de las pertenecientes a cada una de ellas y el contenido de los derechos pertenecientes a cada clase”
• La existencia de bonos de disfrute, de bonos de fundador, de obligaciones convertibles y de valores o derechos similares
• El número y el valor nominal de las acciones suscritas durante el ejercicio.
• Las deudas de la sociedad
• Compromisos con terceros
• El número de empleados por categoría y sexo, así como la existenica de discapacidad y los gastos de personal.
• El importe de los sueldos, dietas y remuneraciones de cualquier clase devengados en el curso del ejercicio por el personal de alta dirección y los miembros del órgano de administración.
• El importe de los anticipos y créditos concedidos a cada uno de los miembros de los órganos de administración y del personal de alta dirección, con indicación del tipo de interés, sus características esenciales y los importes eventualmente devueltos; entre otros. 
• Los movimientos de las diversas partidas del activo no corriente
• El importe y la naturaleza de las partidas de ingresos o de gastos cuya cuantía o incidencia sean excepcionales
• La propuesta de aplicación del resultado.

Claves para elaborar la memoria anual con éxito

La memoria anual puede formar parte de la estrategia de comunicación ya que es un documento para que accionistas y el resto de grupos de interés puedan ver el resumen de la situación económica y la actividad de la compañía. Para llevar a cabo esta acción con éxito desde CeGe recomiendan realizarla con máximo rigor, por lo que “durante todo el proceso de elaboración y hasta su publicación han de seguirse unos estándares y protocolos que aseguren la fiabilidad de la información difundida”; además de simplificar la técnica de elaboración. 

En cuanto al contenido, los especialistas explican que deberá tener información reglada con datos relevantes claros y precisos, para no inducir al error; aunque esto no exime que el mismo sea atractivo en el que “además de cuidar el diseño, en línea de la imagen corporativa, conviene apoyarse en elementos gráficos de calidad, como galerías de imágenes, vídeos o infografías interactivas.

Asimismo, desde CeGe aconsejan publicarla tanto offline como online con el fin de llegar al máximo número de personas posible y complementarlo con una Memoria de RSC.