¿Qué es importante y urgente? Claves para aprender a priorizar

Es muy complicado hoy día no sentir el estrés que produce el hecho de estar constantemente tomando decisiones. Desde qué ropa nos ponemos, hasta qué plato queremos comer, pasando por decisiones de mayor calado y, por tanto, más determinantes.

Andrea Giuliodori, en su libro Reconquista tu tiempo (Kitsune Books), hace mención precisamente a la labor llevada a cabo por el psicólogo Barry Schwartz en relación con lo que denomina ‘paradoja de las decisiones’. Lejos de hacernos libres, la continua toma de decisiones (y cada vez entre más opciones) nos perjudica enormemente, según Giuliodori. En primer lugar, nos paraliza, y además nos hace sentir menos satisfechos y que nos hagamos más expectativas.

¿Por qué es tan importante priorizar?

Al fin y al cabo, decantarse por una opción de entre muchas no deja de ser renunciar a todas y cada una de aquellas que no hemos seleccionado. Por ello, la frustración y la toma de decisiones sin convencimiento pleno se han convertido en una constante.

Llegados a este punto, es vital que tomemos conciencia de la necesidad de priorizar en relación con cuáles son las decisiones realmente importantes, para centrarnos en ellas. “La energía es un recurso limitado y solo el cerebro consume el 20 por ciento de la totalidad. Por ello, priorizar tareas nos permitirá asegurarnos de que, al final del día, cuando ya hayamos agotado gran parte de nuestros recursos energéticos, las tareas más importantes han sido realizadas”, asegura Inma Brea, impulsora de I-Brand y experta en Identidad y Marca.

Entre los trucos, Brea apunta que es recomendable “no solo ordenar las tareas de mayor a menor importancia, sino dotar de prioridad a las más tediosas o que menos nos gusten”, para evitar dejarlas siempre para otro momento. Importancia y urgencia son los dos criterios que destaca Brea como determinantes a la hora de priorizar. Los proyectos más importantes y urgentes serán los que primero deberemos abordar, mientras que los que son “importantes pero no urgentes se pueden planificar”, sostiene, a la vez que apunta a delegar las tareas que son “urgentes pero no importantes”. Ahora bien, ¿qué es importante y qué es urgente? Lo cierto es que tendremos que tener cuidado, porque “la tendencia de nuestra mente será siempre a posponer aquellas tareas que nos cuestan más realizar”, advierte Brea.

La escala sin nivel

Giuliodori, por su parte, apuesta por lo que denomina como la ‘escala sin nivel’. Consiste en tomar cada una de las tareas que nos ocupan y otorgarle el nivel de importancia que creemos que tiene. Eso sí, la escala va desde el 0 hasta el 10, y sin posibilidad de otorgar un 7 (nivel que falta en la escala).

De ese modo, y una vez hayamos terminado de evaluar cada proyecto o tarea, si de verdad quieres aligerar tus obligaciones, Giuliodori aconseja deshacerse de todas aquellas que no han alcanzado el 8. ¿Conclusión? Lejos de lo que pensamos en el momento concreto, mucho de lo que nos angustia por considerarlo una obligación de carácter urgente, pensado fríamente, en realidad no lo es.

¿Cuánto tiempo gastamos al cambiar de tarea?

Esto que venimos comentando es, sin duda, uno de los males del siglo XXI y que se va agravando a medida que la digitalización provoca un aumento incesante del ritmo de vida: hacemos mil cosas a la vez, pensando que podremos terminarlas. Es lo que se conoce como ‘multitasking’ y, además de generarnos un estrés importante por la necesidad de acabar las numerosas tareas, no ayuda en absoluto a que seamos productivos, porque conlleva elevados costes de ‘context switching’ o cambio de contexto.

Cuando trabajamos en varias tareas a la vez, y aunque pensemos que nuestro cerebro lo está verdaderamente haciendo, lo que está ocurriendo es que nuestra atención salta de un tema a otro, y entre medias se produce una pérdida de tiempo que aumenta a medida que también lo hacen las tareas o proyectos que tratamos de forma simultánea.

De una forma reflexiva, muy pocos pensarán que son capaces de hacer varias cosas a la vez. Más que nada, porque no es real, como argumenta Giuliodori. Ahora bien, en el ajetreo del día a día, no es raro creer que podemos hacerlo. ¿El precio? Nuestro tiempo y eficacia.