Nuevo registro digital de la jornada laboral: así se han adaptado cuatro empresas a los cambios que serán obligatorios en 2026

Desde que el Real Decreto 8/2019 obligó a registrar la jornada laboral de sus empleados, muchas empresas se encontraron ante un nuevo desafío. Durante estos años las soluciones han sido muy diversas: algunas han optado por una hoja rellenada a mano, otras por hojas de Excel y, en algunos casos, por herramientas digitales. Seis años después, y para subsanar las lagunas que tenía aquella normativa, el gobierno ha decidido endurecer el control sobre el registro de la jornada laboral, obligando a las empresas a la digitalización del mismo.

Tres organizaciones catalanas —la Cambra de Comerç de Girona, el Club Bàsquet Girona y la tecnológica BSB Data— y una ONG madrileña – ICONG - explican a EL PERIÓDICO cómo ha sido el salto al registro digital de la jornada laboral con Clockio, una solución de gestión horaria desarrollada en Girona, que les ha permitido no solo cumplir con la normativa, sino también ganar en eficiencia, control y transparencia.

De las tarjetas físicas al fichaje móvil: la Cambra de Comerç de Girona se adapta al teletrabajo

“Antes fichábamos con una tarjeta física, pero con el teletrabajo se volvió insostenible”, explica Anna Insa Font, técnica de dirección y presidencia de la Cambra de Comerç de Girona. La entidad, que agrupa a empresas y comerciantes de la provincia, necesitaba una herramienta que garantizara el cumplimiento de la nueva legislación y, al mismo tiempo, simplificara la operativa diaria.

La cámara implementó Clockio en su organización en tan solo tres meses. “El proceso fue rápido y la aplicación es muy intuitiva”, añade Insa. Actualmente, las personas que trabajan en la entidad pueden fichar desde el móvil, registrar pausas y gestionar sus vacaciones o permisos desde la misma plataforma.

Estos cambios, que a simple vista parecen técnicos, también han tenido impacto en la cultura organizativa: “Los empleados se sienten cómodos, perciben la herramienta como una aliada para cumplir con sus horarios y no como un sistema de control invasivo”, resume Insa.

El sistema, además, facilita el acceso a los registros para posibles inspecciones o consultas sindicales, cumpliendo con los estándares de protección de datos y conservación documental que exige la ley.

BSB Data: “Pasamos del caos total a una gestión sin errores”

BSB Data es un ‘datacenter’ de proximidad con sede en Girona. Para ellos, la gestión de la jornada laboral era un quebradero de cabeza. “Era un caos total. Las hojas manuales no siempre se rellenaban bien y había que perseguir al personal”, admite Manel Garré, COO de la compañía.

El salto a Clockio no solo ordenó el modelo, sino que también supuso un ahorro de tiempo: “Reducimos unas diez horas mensuales en cuadrar calendarios y evitamos conflictos por vacaciones. Todo queda registrado y transparente”.

BSB Data tiene tan solo cinco empleados, pero Garré lo tiene claro: “Da igual el tamaño de la empresa. Tener una herramienta que automatiza el registro y garantiza el cumplimiento es imprescindible. Clockio es robusta, fiable y económica. Nos despreocupamos del cumplimiento legal y ganamos tiempo para hacer crecer el negocio”.

La empresa, certificada con la ISO 27001:2022 en seguridad de la información, valora especialmente la trazabilidad de los datos: “Todo debe quedar correctamente registrado. Con Clockio sabes que lo tienes todo bien”.

Bàsquet Girona: control, transparencia y menos conflictos laborales

El Bàsquet Girona cuenta en la actualidad con unos 140 empleados entre el equipo profesional y la escuela de baloncesto. La entidad deportiva también decidió dejar atrás el registro manual. “Antes lo hacíamos en Excel y era un quebradero de cabeza”, explican desde el club. “Faltaba control y el seguimiento mensual era complicado”.

La implantación de Clockio fue casi inmediata. “En menos de un mes ya funcionaba todo. Los trabajadores lo aprendieron rápido porque la app es muy intuitiva”, cuentan.

Hoy, los fichajes se realizan desde el móvil o el ordenador, incluso para el personal que está en movimiento o teletrabajando, gracias a la geolocalización. Un cambio que ha aportado beneficios tangibles: “Hemos reducido hasta un 40 % el tiempo destinado al control horario y la elaboración de informes”, aseguran. También ha mejorado la percepción de los empleados: “Se valora como una herramienta de transparencia y equidad. Refuerza la confianza entre empresa y trabajador”.

“Era un caos total”: el salto digital de las pequeñas organizaciones

En el Instituto para la Calidad de las ONG (ICONG), con apenas cinco empleados, el registro horario era una tarea engorrosa. “Antes fichábamos en papel y era un descontrol total”, reconocen desde la organización. “Teníamos que pasar las horas trabajadas a un Excel, y además se podían modificar los fichajes”.

La llegada de Clockio supuso un cambio notable. “Con Clockio hemos ganado control sobre nuestro horario y sabemos quién está trabajando en cada momento, incluso con compañeras deslocalizadas”, explican. “Ahora hay una manera de demostrar que se trabaja”.

Aunque todavía están explorando todas las funcionalidades de la aplicación catalana, el avance es evidente: “No lo hemos cuantificado, pero sí es cierto que ahora es un problema menos”, admiten. “Nos da tranquilidad y una visión más clara del trabajo del equipo”.

Más allá de la ley: el registro horario como oportunidad

Desde las tres organizaciones se coincide en que la obligación legal fue el detonante para buscar una herramienta de control horario, pero todas reconocen que la digitalización ha abierto la puerta a una gestión más moderna.

Clockio permite fichar desde cualquier dispositivo, generar informes automáticos y centralizar la gestión de ausencias. En estos tres casos se ha convertido en un aliado estratégico más que en un simple software de cumplimiento. “Nos motivó la obligación legal, sí, pero también la necesidad de una herramienta eficiente”, resume Anna Insa, de la Cambra. En BSB Data, Garré va más allá: “Clockio no solo cumple la ley, te hace más competitivo”.

Un futuro de análisis y prevención

Las empresas miran ahora hacia el siguiente paso: aprovechar los datos para anticipar problemas. Desde el Bàsquet Girona apuntan a un concepto que cada vez más suena en muchos departamentos de recursos humanos: “Nos gustaría que en el futuro incorporara análisis predictivo para detectar patrones de absentismo o sobrecarga de trabajo”.

La Cambra de Comerç, por su parte, sugiere una mejora más inmediata: alertas automáticas cuando un empleado incumple horarios. Son peticiones que reflejan una tendencia: el registro horario ya no se ve como una carga administrativa, sino como una oportunidad para gestionar mejor el tiempo y cuidar la salud laboral.

Clockio: Una solución rápida y eficiente

Desde el sector social, en ICONG lo resumen de forma sencilla: “Clockio es una buena opción por la relación calidad-precio y porque funciona bien, la recomendaríamos sin dudarlo. Es sencilla de utilizar y la experiencia de usuario es agradable”.

Las cuatro organizaciones coinciden en algo: “Sí, recomendaríamos Clockio”, afirma Insa. “Ha sido clave para optimizar la gestión del tiempo y reducir tareas administrativas”. Garré, de BSB Data, lo resume con pragmatismo empresarial: “Es una solución rápida, eficiente y con un equipo humano detrás. ¿Qué más se puede pedir?”.