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PSICOLOGÍA

Errores que cometemos en la gestión del tiempo

La mala planificación causa pérdidas de horas semanales que retrasan nuestro trabajo

Ángel Rull

Mano sosteniendo un cronómetro.

Mano sosteniendo un cronómetro. / 123RF

Cuando queremos empezar a planificar mejor nuestro tiempo para poder optimizarlo en el trabajo, nos damos cuenta de que hay errores que nos dificultan y que cometemos sin que seamos conscientes. Estos errores nos hacen menos eficaces y hacen que malgastemos un alto porcentaje del tiempo que pasamos frente al ordenador.

Si aprendemos a gestionar mejor el tiempo, obtendremos más espacio para el ocio, lograremos acabar con la interminable lista de tareas y no tendremos la sensación de nunca llegar a lograr las metas. Tanto si trabajas desde casa como en una oficina, hay pequeños detalles que te están consumiendo ese tiempo sin que te des cuenta.

Errores del tiempo

El tiempo que pasamos trabajando en España cuenta con un número más que suficiente de horas para que pudiéramos trabajar con un estrés relativamente bajo y acabando siempre todo lo que tengamos pendiente. Sin embargo, esta no es la sensación que tienen la mayoría de las personas. Cuando llega el viernes, al hacer balance, ven que no han terminado todo, pese al estrés vivido y la rapidez con la que parece que se han hecho las cosas. ¿A qué se debe entonces la falta de tiempo? Los errores más comunes aparecen ante la mala gestión de las horas de trabajo y los siguientes puntos serían los más comunes:

1. Prioridades erróneas

Cuando tenemos que hacer diferentes tareas, hay que empezar por unas y dejar para después otras. Esta toma de decisiones que parece fácil suele tener muchos errores. Para saber cómo resolverlo, podemos utilizar técnicas que nos ayuden a decidir, como la Matriz de Eisenhower, la cual nos ayuda a priorizar en función del nivel de importancia y de urgencia.

2. Gestión del correo electrónico

Pasamos muchas horas al mes simplemente enviando y recibiendo email. Sin embargo, con pequeños detalles podríamos reducir significativamente esas horas. Los emails que sí debes responder son en los que tu dirección está incluida en el "Para" y en los que se te pide algo de forma explícita. En los que apareces en copia, son únicamente para que los leas. Céntrate en aquellos en los que el emisor pida tu colaboración de forma clara. Y recuerda que, con una llamada de dos minutos, se ahorra más tiempo.

3. Lista de tareas

Cada vez que empiece la semana y la jornada, debes establecer una lista de tareas pendientes. Para ordenar la forma en que las irás resolviendo, puedes volver a recurrir a la Matriz de Eisenhower. Esto te hará ir viendo cómo evolucionan las horas y si estás siendo productivo.

4. Sin distracciones

Tanto las redes sociales como el WhatsApp o el correo electrónico abierto nos quitan demasiado tiempo. Si es necesario que consultes alguna de esas cosas, hazlo en tiempos prestablecidos y concretos, sin salirte de ese tiempo.

5. Multitarea

Es el gran invento del trabajo del siglo XXI, que podemos y debemos hacer varias cosas a la vez. Sin embargo, cuantas más tareas estemos realizando, menos productivos somos. Empieza y acaba cada tarea sin sumar ninguna más.

6. Malos hábitos

El descanso, el deporte y la alimentación son imprescindibles en nuestra salud física y mental. Cuando estamos en una semana complicada, es lo primero que apartamos, sin darnos cuenta que, de esta forma, también bajará el rendimiento. Dedica tiempo a estas rutinas si no quieres ser menos productivo.

Aunque estemos trabajando muchas horas en la oficina o en casa, podemos gestionar mejor nuestro tiempo para reducir la sensación de estrés laboral tan habitual a día de hoy. Podremos ganar tiempo extra para tomar un café, comer mejor o, en algunos casos, poder irnos un rato antes a casa. Para ello debemos observar y corregir todos esos errores que se llevan nuestro tiempo.

Ángel Rull, psicólogo.

Temas: Psicología