La gestión de los horarios

¿Por qué no tengo tiempo para nada?

La mala planificación de la agenda laboral y personal nos hace ser menos eficientes y más impulsivos

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¿Por qué no tengo tiempo para nada?

FRANCINA CORTÉS

Una característica común a todas las personas, independientemente de la edad o del género, es la sensación de no tener tiempo para poder hacer todas aquellas actividades que nos gustaría. Ahora bien, ¿estamos realizando una buena gestión del tiempo? ¿Depende sólo de mí? Recientemente se ha celebrado la primera Semana de los Horarios promovida por la iniciativa ReformaHoraria.cat con el ánimo de contribuir a la reflexión para racionalizar los horarios que nos permita vivir de una manera diferente a la actual y 'ganar' algo más de tiempo. Un objetivo loable para el que los impulsores de la iniciativa nos hemos marcado un plan de acción de tres años para conseguir cambiar nuestros horarios.

En realidad, el tiempo es un factor sistémico, es decir, que un problema en una de nuestras actividades puede afectar notablemente a otra actividad que aparentemente no tenga relación con la primera. Por ejemplo, dormir menos de lo necesario afecta a nuestro rendimiento en el trabajo o en los estudios. Los expertos plantean dividir el tiempo en tres grandes niveles interrelacionados entre sí.

El primer nivel es el de los horarios de la sociedad. Son los horarios que hacen referencia a los horarios comerciales, de la televisión, del transporte público, de las escuelas, de los hospitales... Son horarios marcados por convenios laborales o leyes, por costumbres o por decisiones privadas con ánimo de lucro (los horarios de los partidos de fútbol, por ejemplo). La cuestión es que son horarios que tienen un impacto directo sobre todos nosotros e inciden en nuestro comportamiento. Por ejemplo, somos el país de Europa que emite las noticias más tarde por la noche y el país que empieza y acaba el 'prime time' de la televisión más tarde; otro ejemplo: a pesar de creer en el ahorro energético del cambio de horario de verano e invierno mantenemos el huso horario cambiado desde hace siete décadas y no se toma ninguna decisión sobre el tema a pesar del reconocimiento por parte de todos los expertos de la situación insólita en la que vivimos.

Un mercado laboral rígido

El segundo nivel es del tiempo de trabajo. El horario y el calendario laboral son factores que afectan al ciclo vital de las personas en su vida cotidiana, pero el mercado laboral continúa siendo muy rígido respecto de los horarios. La situación de crisis y los niveles de desocupación no facilitan cambiar de trabajo, aunque las necesidades de tiempo de las personas cambien con la edad (no es lo mismo tener 20, 30, 40 o 50 años, o tener o no hijos...).

Las personas demandamos poder conciliar la vida profesional y la personal mientras que las empresas, en cambio, necesitan poder adaptarse a la demanda siendo flexibles y competitivas en costes. Estas dos demandas dispares generan una situación de conflicto que provocan unos costes en muchos casos difíciles de percibir. La flexibilidad del horario laboral es un impulsor clave para salir de la crisis, y así lo demuestran los cambios legislativos que han tenido en los últimos dos años que permiten aumentar las posibilidades de flexibilizar el horario. Ello implica que la atención personalizada se ha convertido en fundamental, lo que ha supuesto en los últimos años un aumento de la complejidad del proceso de gestión de los horarios y el calendario laboral, que se debe afrontar cualificando al personal involucrado en gestionar y diseñar horario. Las mejoras de los procesos de gestión de horarios flexibles permiten obtener importantes beneficios económicos y cualitativos, de los que podemos destacar la reducción de costes, el aumento de la equidad, la reducción del tiempo dedicado a las comidas y del presencialismo y favorece las políticas de igualdad y las acciones de conciliación. Disponer de horarios personalizados contribuye sin duda a la atracción y retención del talento en nuestra organización.

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El tercer nivel es el de los horarios de las personas. Todos pedimos facilidades para poder conciliar, pero una mala planificación de nuestra agenda tanto profesional como personal afecta negativamente a nuestro tiempo disponible. Las interrupciones continuas, la priorización incorrecta o el mal uso de la tecnología (¿quién no utiliza el móvil para temas personales o de ocio en horas de trabajo o de clase?), tienen un efecto negativo sobre el resultado esperado: somos menos eficientes (nos quedamos más tiempo del necesario en el trabajo), y somos más impulsivos (todo es urgente o inmediato).

Ahora bien, si aceptamos que el tiempo es un factor sistémico, o cambiamos los tres niveles citados a la vez o me temo que dentro de tres años seguiremos todos como estamos ahora. La decisión está necesariamente en las manos de todos, y la cuenta atrás ya ha empezado.