Tecnología para las personas

Cepsa está llevando a cabo toda una serie de desarrollos digitales para facilitar el día a día de sus trabajadores, como es el caso del asistente virtual Max

Víctor Fúser


La tecnología está cambiando multitud de aspectos de la vida, pero ¿puede servir también a las empresas para atender mejor las necesidades e intereses de sus empleados? En Cepsa están convencidos que sí y, por eso, están enfocando su proceso de transformación digital a las personas pensando tanto en sus clientes como en todas las personas que forman parte de la compañía energética. “Involucrar y acompañar a todos los que forman parte de Cepsa con una comunicación continua y asertiva y capacitarles en nuevos hábitos y comportamientos son los principales objetivos del proceso de gestión del cambio”, explica Carlos Morán, director de Recursos Humanos de Cepsa.

Esta cultura por mejorar la experiencia de los empleados viene de lejos: Cepsa es desde hace años un referente en lo que se refiere a medidas para conciliar la vida profesional y personal, garantizar un entorno de trabajo ético y diverso y fomentar el desarrollo profesional y personal. La innovación sirve ahora para reforzar estos aspectos y conseguir al mismo tiempo una mayor eficiencia y flexibilidad, además de poner en marcha dinámicas de trabajo más ágiles y eficaces. “Aplicar tecnologías para optimizar procesos y ser más eficientes solo tiene sentido si tenemos en cuenta a los profesionales que conviven con dichas tecnologías y son, en última instancia, parte fundamental de estas nuevas formas de trabajo”, añade Morán. Por ejemplo, fomentando el codiseño para impulsar los cambios y evoluciones o con acciones de comunicación y formación que impulsen iniciativas de tecnología, procesos y espacios.

Asistente virtual

Quizás la aplicación más concreta de esta filosofía por parte de la compañía es Max Planet, un proyecto pionero en España, que aúna en un mismo espacio digital una base de conocimiento en materia de recursos humanos, una plataforma de gestión de consultas y un asistente virtual (Max), que aplica la inteligencia artificial en los procesos de recursos humanos. “Gracias este nuevo entorno digital, los gestores de recursos humanos disponen de más tiempo para tratar temas que requieren un trato más cercano, personal y que aportan un mayor valor añadido”, apunta el director de RRHH de Cepsa.

Max Planet permite interactuar de tres formas diferentes. Por un lado, navegando a través de una biblioteca digital de recursos humanos para aquellos que quieran acceder a la información de manera directa. Por el otro, a través de la plataforma de gestión de consultas, que además está segmentada por aquellas temáticas de recursos humanos que aplican a todos los empleados. Y, finalmente, preguntando a Max, el asistente virtual, sobre temas tan diversos como (y a la vez tan habituales) las vacaciones, el teletrabajo, los cheques guardería, las licencias retribuidas, el IRPF, los seguros médicos...

Inteligencia artificial

Las funcionalidades de Max le permiten no solo proporcionar la información adecuada en base a la pregunta que se le ha formulado, sino que, gracias a la inteligencia artificial y al autoaprendizaje, tiene la capacidad de mantener una conversación con el empleado de forma que exista una secuencia lógica de proceso ante las consultas planteadas. Y, además, puede ejecutar las acciones convenidas con el trabajador, desde pedir una cita médica a gestionar el vehículo de renting, pasando por la matriculación a un curso formativo o cualquier modificación relacionada con la nómina. Desde su implantación en junio de 2019, Max Planet ha registrado más de 13.300 consultas, de las cuales casi 5.000 han sido preguntas directas a Max, con un porcentaje de acierto en la respuesta superior al 87%.

“La implantación y puesta en marcha de Max Planet es un claro ejemplo de la apuesta de la compañía por la transformación digital; palanca imprescindible para alcanzar nuestro objetivo de ser más eficientes”, concluye Carlos Morán. Un proyecto que representa un buen ejemplo de que la tecnología tiene una capacidad enorme de hacer la vida más fácil a las personas.

El empleado, en el centro

La transformación digital de Cepsa lleva asociada una transformación cultural. Así, han convertido la llamada employee centricity en su filosofía en materia de gestión de personas, lo que les ha permitido iniciar programas para mejorar la experiencia de cada empleado.

Además del asistente Max, cuentan con una nueva Intranet con acceso desde cualquier dispositivo móvil, lo que permite llegar a todos los empleados sin excepción, que facilita procesos más ágiles y simples y una experiencia más personalizada, de tal manera que este espacio se convierta en en el único punto de acceso a la información, aplicaciones y gestiones.

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