Ya está en vigor: cambio en las normas de las notificaciones para los trabajadores de baja

La Orden ISM/541/2026 transforma la manera en que los trabajadores en situación de baja médica reciben sus comunicaciones con la Seguridad Social. A partir de ahora, las personas que se encuentran en situación de incapacidad temporal quedan integradas en el grupo obligado a recibir sus notificaciones electrónicas de forma exclusiva, dejando atrás el tradicional aviso en papel.

Este cambio normativo afecta directamente a miles de personas que tramitan prestaciones y obliga a familiarizarse con la Sede Electrónica de la Seguridad Social (SEDESS). Conviene conocer en detalle quiénes están afectados, cómo funcionará el sistema de avisos y qué excepciones permiten, todavía, recibir una comunicación física.

¿A quiénes afecta este cambio?

La gran novedad es la incorporación de los trabajadores de baja médica al colectivo que debe relacionarse digitalmente con la administración. Según el artículo único de la norma, el grupo obligado incluye a "las personas físicas [...] que sean solicitantes o perceptoras de prestaciones [...] de incapacidad temporal, así como cuando la notificación o comunicación se refiera a las prestaciones por incapacidad permanente o lesiones permanentes no incapacitantes".

El legislador parte de la premisa de que los trabajadores activos disponen de las herramientas y la competencia digital necesarias. El texto legal señala que estos ciudadanos, "por estar incorporadas al mundo laboral o profesional en el que está generalizada la tenencia y el uso de dispositivos electrónicos, cuentan con conocimientos y medios suficientes para recibir las comunicaciones y notificaciones por medios electrónicos".

Sistema de avisos previos

Para evitar que una comunicación pase desapercibida en la SEDESS, la administración implanta un mecanismo de alertas previas al dispositivo del interesado. La norma establece que "las y los ciudadanos serán avisados al dispositivo electrónico que hubieran facilitado previamente de que tienen a su disposición una comunicación o notificación electrónica, facilitando el enlace de acceso a la misma".

Ayuda presencial

Conscientes de que no todos manejan con soltura los entornos digitales, la ley refuerza la asistencia humana en las oficinas para evitar situaciones de indefensión. Se ha añadido un punto que permite "facilitar, de forma presencial en los Centros de Atención e Información de la Seguridad Social, asistencia en el uso de los medios electrónicos, para que el acceso a la SEDESS sea válidamente realizado por un funcionario público".

Las excepciones: cuándo todavía se puede recibir una notificación en papel

A pesar de la obligatoriedad, existen supuestos en los que la Seguridad Social puede recurrir al canal físico. Destacan tres situaciones.

• Por inmediatez, "cuando resulten incompatibles con la inmediatez o celeridad que requiera la actuación administrativa para asegurar su eficacia".
• Por falta de datos, "cuando la entidad gestora no disponga de datos de contacto electrónico para practicar el aviso de la puesta a disposición".
• Por comparecencia física, cuando el interesado acuda a las oficinas y "solicite la comunicación o notificación personal en ese momento".

Fecha clave: a partir del 1 de septiembre

Aunque la orden se publicó el 1 de junio de 2026, su aplicación efectiva contempla un periodo de adaptación. La disposición final única determina que "La presente orden entrará en vigor a los tres meses de su publicación en el 'Boletín Oficial del Estado'", lo que sitúa su plena vigencia el 1 de septiembre de 2026.