El Gobierno prepara el mayor cambio en el fichaje laboral desde 2019: registro digital obligatorio y multas de hasta 10.000 euros

El registro horario obligatorio existe en España desde hace casi seis años, pero el Gobierno quiere ahora dar un paso más. El Ministerio de Trabajo prepara una reforma para implantar un sistema de fichaje digital obligatorio, con acceso remoto para la Inspección de Trabajo y sanciones más duras para las empresas que incumplan la normativa.

La medida aparece reflejada en el Plan Anual Normativo y forma parte de la reforma del control de jornada impulsada por el departamento que dirige Yolanda Díaz. Entre los cambios que se estudian figura la eliminación progresiva de sistemas considerados poco fiables, como las hojas en papel o determinados registros en Excel, además de nuevas multas que podrían alcanzar los 10.000 euros por trabajador afectado en los casos más graves.

Sin embargo, conviene hacer una precisión importante: el nuevo modelo todavía no ha sido aprobado de forma definitiva y parte de las medidas siguen pendientes de tramitación normativa.

Lo que sí está plenamente en vigor desde mayo de 2019 es la obligación de registrar diariamente la jornada laboral de los empleados. Esa exigencia llegó con el Real Decreto-ley 8/2019, que modificó el artículo 34 del Estatuto de los Trabajadores y obligó a las empresas a anotar la hora concreta de entrada y salida de cada trabajador.

Desde entonces, las compañías pueden utilizar distintos sistemas de control horario, siempre que el registro sea fiable y esté disponible para la Inspección de Trabajo. Muchas empresas siguen usando hojas firmadas, cuadrantes o archivos Excel, especialmente en pequeños negocios y pymes.

Trabajo quiere un registro “objetivo, fiable y accesible”

La intención del Gobierno ahora es endurecer ese sistema. Los borradores conocidos hasta la fecha apuntan hacia un modelo completamente digital, con trazabilidad de datos y capacidad de supervisión inmediata por parte de la Inspección de Trabajo.

El objetivo oficial es reforzar el control de las horas extraordinarias y evitar manipulaciones en los registros de jornada. El Ministerio de Trabajo considera que algunos sistemas actuales dificultan las labores inspectoras y no garantizan suficientemente la autenticidad de los datos.

Entre las medidas que se manejan destacan:

• Obligación de usar formatos digitales.
• Conservación segura y accesible de los registros.
• Acceso remoto para la Inspección.
• Identificación fiable del trabajador.
• Mayor control sobre las horas extra.

Además, la reforma también contempla cambios en el régimen sancionador. Actualmente, las infracciones relacionadas con el registro horario se castigan con multas previstas en la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS), pero el Ejecutivo estudia elevar significativamente las cuantías y calcularlas por cada trabajador afectado.

Las dudas que aún rodean a la reforma

Pese al anuncio político, el proyecto todavía genera debate jurídico y empresarial. El Consejo de Estado ha planteado objeciones sobre algunos aspectos del futuro sistema, especialmente en cuestiones relacionadas con protección de datos, carga administrativa para las pymes y alcance de determinadas obligaciones técnicas.

También existen dudas sobre cómo afectará la futura norma al teletrabajo, los empleados con horarios flexibles o sectores donde el control horario resulta más complejo.

Por ahora, ni el fichaje en papel ha quedado prohibido de forma general ni existe una fecha definitiva para la entrada en vigor del nuevo modelo digital obligatorio. Lo que sí parece claro es la dirección que quiere tomar el Gobierno hacia un mayor refuerzo del control del tiempo de trabajo y avanzar hacia un sistema de registro mucho más automatizado y supervisable que el actual.