Ignacio de la Calzada, abogado: "No tener un registro horario fiable puede costarle a la empresa hasta 70.000 euros"

El registro horario es una de las obligaciones más ignoradas por muchas pequeñas y medianas empresas en España. A pesar de estar en vigor desde hace años, sigue habiendo una gran cantidad de negocios que no han implementado un sistema adecuado de control de la jornada laboral de sus trabajadores. Esto no solo supone un incumplimiento legal, sino que puede conllevar sanciones económicas muy elevadas, tanto por parte de la Inspección de Trabajo como por reclamaciones de los propios empleados.

Registro horario

Desde 2019, las empresas están obligadas por ley a llevar un registro diario de la jornada laboral de cada trabajador, incluyendo la hora exacta de entrada y salida. Este sistema debe ser veraz, fiable y accesible para el trabajador y conservarse durante al menos cuatro años. No importa si el empleado trabaja en oficina, en remoto o en movilidad; el registro debe hacerse igualmente. El objetivo es claro: garantizar el cumplimiento de la jornada pactada y controlar las posibles horas extra.

A pesar de ello, muchos empresarios siguen sin dar importancia a esta normativa o implementan sistemas que no cumplen con los mínimos exigidos. En algunos casos, ni siquiera existe un sistema de control. Otros recurren a métodos obsoletos o manipulables. Pero ignorar esta obligación puede tener consecuencias muy serias, como explica el abogado laboralista Ignacio de la Calzada, quien ha asesorado a empresas y trabajadores en numerosos casos relacionados con este tema.

"Hay un fallo muy común en las empresas que te puede costar hasta 7.500 euros de multa y además una reclamación de parte de un trabajador que puede llegar incluso a los 70.000 euros, que hay casos", advierte Ignacio de la Calzada. Se refiere precisamente a la ausencia de un registro horario fiable. "Las empresas tienen la obligación de tener un registro horario veraz y que refleje la realidad de lo que ha trabajado el empleado", insiste el abogado.

De la Calzada recuerda que la normativa obliga a las empresas a conservar ese registro durante al menos cuatro años y que debe estar actualizado y disponible ante cualquier inspección. "Puede ser una simple firma, un Excel, una aplicación móvil… lo que sea, pero tenéis que tenerlo", recalca. La multa habitual por incumplimiento es de 750 euros por trabajador, aunque puede llegar hasta 7.500 euros si afecta a varios empleados o hay agravantes. "Y esto se va a endurecer a partir del año que viene", señala.

Horas extra sin control

Pero el mayor riesgo no es solo la sanción administrativa. "El hecho de no tener un registro de jornada comporta que la empresa no tiene control sobre las horas que hace un trabajador ni sobre las horas extra", explica el abogado. Esto genera una situación muy peligrosa en caso de conflicto, porque si el trabajador presenta una reclamación, y la empresa no puede demostrar las horas reales, se presume que la versión del trabajador es cierta. Es decir, el juez puede dar la razón al empleado solo porque la empresa no cumplió con su obligación de registrar la jornada.

Un caso real que menciona Ignacio de la Calzada lo deja claro: "Un trabajador presentó una libreta con las horas extra que decía haber hecho. Como la empresa no tenía registro horario, el juez consideró válido ese documento y obligó a pagarle casi 70.000 euros". En estos procedimientos, no tener cómo defenderse con un registro oficial supone una enorme desventaja para la empresa, que puede terminar perdiendo el juicio y pagando cantidades elevadas en salarios, recargos e indemnizaciones.

Por eso, el abogado es tajante: "Lo más importante es tener un registro de jornada y obligar a los trabajadores a que lo cumplan", sentencia.