¿Cuándo será obligatorio para los autónomos facturar de forma electrónica? ¿Debo hacerlo con un ‘software’ especial?

Celia Ferrero contesta una vez al mes a las dudas de autónomos y pymes, y ofrece respuestas para orientar a los emprendedores en temas profesionales. Todas las consultas deben hacersevía correo electrónico connombre, apellido y DNI.

¿Cuándo será obligatorio para los autónomos facturar de forma electrónica? ¿Debo hacerlo con un ‘software’ especial?

Hay mucha desinformación con este tema, debido, entre otras razones, a la complejidad observada en su puesta en marcha y a que se superponen distintas normas de distintos organismos y ministerios que obligan a diferentes sujetos de forma diferenciada y en plazos distintos de forma descoordinada. En primer lugar, y para su tranquilidad, si su facturación no supera los ocho millones de euros al año, seguramente de momento no tenga que hacer nada, al menos hasta octubre de 2027. Aunque hay algunas cuestiones que todavía quedan por aclarar.

En segundo lugar, hay que diferenciar entre la obligación de los fabricantes de software de soporte a la facturación a que sus sistemas y programas cumplan con los requisitos que ha determinado la Agencia Tributaria (VERI*FACTU) y la obligación de que las empresas y los autónomos que usan actualmente algún sistema informático, o piensen hacerlo, recurran solo a programas y sistemas VERI*FACTU, y también, aunque muy relacionada con las anteriores, con la obligación de las empresas y los autónomos a facturar electrónicamente que se establece en la ley crea y crece (ley 18/2022) del Ministerio de Economía, Comercio y Empresa con el fin de luchar contra la morosidad en todas sus relaciones comerciales.

Las dos primeras obligaciones responden a la lucha contra el fraude fiscal que puede derivarse de la utilización de software de doble uso, por parte de Hacienda y la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT), es decir, de software que puede modificarse con fines fraudulentos. El sistema VERI*FACTU es uno de los formatos estandarizados para garantizan la integridad, la conservación, la accesibilidad, la legibilidad, la trazabilidad y la inalterabilidad de los registros de facturación, pues potencialmente debe permitir la remisión de dichos registros a la AEAT en tiempo real, es decir, en el mismo momento de su creación.

El reglamento, mal llamado VERI*FACTU, establecía un plazo para que los fabricantes de software de facturación adaptasen sus programas a estos formatos estandarizados y este finalizó el pasado 29 de julio. Desde entonces, los proveedores de software ya no pueden comercializar soluciones que no cumplan con la normativa.

Cumplido el primer plazo, ya no puede haber comercialización de software que dé soporte a la facturación que no responda a dichos formatos. El segundo plazo, obliga a las empresas y los autónomos a que usen software de facturación electrónica adaptado a los requisitos VERI*FACTU. Los plazos son, para las sociedades, antes del 1 de enero de 2026, y para los autónomos, antes del 1 de julio de 2026. Es decir, que podríamos entender que cualquier programa, incluido Excel, que no se ha adaptado a estos requisitos no será válido en el caso de autónomos para facturar a partir del 1 de julio de 2026, si lo hacen electrónicamente.

Ahora bien, la obligación de facturar electrónicamente y comunicar el estado de las facturas no entraría en vigor hasta un año después de la aprobación del desarrollo reglamentario que establece la ley crea y crece, para aquellas empresas y aquellos autónomos que facturen más de ocho millones de euros al año y dos años para los que facturen menos, pero cabe subrayar que no se ha aprobado el desarrollo del reglamento.

Además, esta ley establece que se deberán garantizar soluciones sin coste alguno y existe el compromiso de la AEAT de crear una plataforma de facturación electrónica gratuita, lo que se no se cumpliría si se ejecuta el plazo de 1 de julio de la AEAT y se tenga que recurrir a software privado por parte de los autónomos. En conclusión, aún no hay un plazo cierto para la entrada en vigor de la obligación de facturar de forma electrónica. De aprobarse en octubre el desarrollo reglamentario, entraría en vigor en octubre de 2027 y no se podría exigir el uso de software adaptado a 1 de julio si no existe solución pública gratuita.