Las oficinas virtuales, un puente entre la oficina física y el teletrabajo en tiempos de COVID

La crisis del coronavirus obligó a muchas organizaciones a abrazar el teletrabajo, una tendencia que no era muy alta en España (solo el 5% de las empresas de nuestro país), pero que en algunos momentos del confinamiento llegó al 34%. La situación dejó enormes oficinas vacías y la evidencia de que mantener las operaciones en remoto y conservando la productividad era posible. 

Muchas compañías han descubierto, a marchas forzadas, las ventajas del teletrabajo tanto para su plantilla como para su cuenta de resultados y han decidido no mirar atrás, incorporando un modelo más flexible. Sin embargo, no todas las empresas pueden permitirse prescindir por completo de sus sedes físicas y oficinas, por una cuestión operativa y también de imagen. 

En este sentido, un escalafón intermedio entre la total descentralización que implica realizar el teletrabajo al 100% y las clásicas oficinas presenciales lo suponen las oficinas virtuales. Se trata de centros que ofrecen desde una dirección de negocios física para figurar y la gestión del correo o la mensajería hasta servicios más completos, como atención telefónica y horas de uso de espacios de trabajo, tanto de salas de reunión como de puestos flexibles en áreas comunes. 

“Se están convirtiendo en una opción cada vez más solicitada por compañías de todos los tamaños, ya que permiten disponer de servicios de soporte y dan acceso a zonas de trabajo, pero sin inversiones iniciales y sin pagar los metros cuadrados que tienen a su alcance”, señala Soraya Albaladejo, Marketing Manager de Lexington. 

“Actualmente, la incertidumbre provocada por el coronavirus lleva a las empresas a reducir los contratos de larga duración y a contar con fórmulas que les ayuden a continuar con su actividad, pero con modalidades adaptadas y mucho más flexibles. En este sentido, las oficinas virtuales cumplen con las necesidades del momento”, añade. 

Albadalejo asegura que la pandemia ha hecho que la demanda de estos espacios se haya incrementado notablemente, en parte por un “objetivo de contención de gastos” de las compañías. Así, afirma que una oficina virtual puede suponer un ahorro de “el 80% e incluso del 90% si lo comparamos con el coste de una oficina física”. 

Óscar Ayora es socio de BAUM, un centro de negocios que ofrece oficina virtual y alquiler de despachos en pleno centro financiero de Valencia. “Sí que hemos experimentado un repunte de interés que se nota en la cantidad de presupuestos enviados y en las contrataciones. Hay profesionales que prefieren seguir teletrabajando desde casa, pero otros valoran que tengan una ubicación de mucho prestigio y un trato profesional amable”, apostilla.

En su caso han tomado algunas medidas muy concretas para hacer frente a la situación. “Estamos haciendo controles de aforo, en salas, talleres, cursos y control de temperatura, a cualquier persona que acceda a BAUM”, explica. Además, ofrecen una ‘cláusula anti-COVID’. “Esta dice que el pago por alquiler de espacios profesionales se pospone para la fecha que el cliente desea y en las condiciones que proponga. Esto ha ayudado mucho al sector de autónomos, pymes y freelance que trabajan con nosotros”, aclara Ayora.

Pedro Valladolid, mentor coach empresarial de productividad y ventas cuenta que muchos de los clientes a quienes asesora se están planteando pasarse a oficinas virtuales. “Comienzan a vislumbrar su impacto en la cuenta de resultados, especialmente aquellas empresas de servicios, fuerza de ventas, asesoramiento, etc. Las ventajas son indudables al minimizar los costes fijos y convertir el resto en costes variables, mejora de la imagen, adaptabilidad a diferentes situaciones y necesidades... evitando costosas inversiones en inmovilizado y gastos fijos”.

Este profesional comenta que con la crisis económica de 2008 ya aprendió que “mantener unas oficinas lujosas para dar imagen es un dispendio innecesario que puede convertirse en una pesada carga para la cuenta de resultados en momentos de cambio de ciclo o crisis sobrevenidas como la actual”. 

¿Es un cambio de cultura o solo un paréntesis?

No todos están de acuerdo con que el trabajo en remoto, las oficinas más aligeradas y las soluciones intermedias vayan a ser una tendencia a largo plazo. De esa opinión es Philippe Jiménez, Country Manager de Regus y Spaces. “Es una situación muy puntual. Yo no creo nada en el teletrabajo como lugar de trabajo definitivo. Las personas volverán a unas oficinas aunque estas sean mucho más flexibles”, proyecta.

Jiménez opina que el teletrabajo es “una situación muy desfavorable para las empresas” porque genera “caídas importantes en la rentabilidad y productividad, las personas no tienen espacios adecuados, hay muchísimas distracciones en el hogar, no tienen la tecnología, están aislados, hay costes inherentes, etc. Los beneficios son muy pocos”, insiste. “Además, si hay proyectos creo que resta en innovación y creatividad”. 

Desde Lexington tienen una opinión bastante diferente y creen que lo que ha ocurrido sí que va a suponer un punto de inflexión. “El modelo híbrido entre teletrabajo y trabajo presencial ha llegado para quedarse, al menos por un largo periodo de tiempo, y los espacios deben ser capaces de dar respuesta a estas necesidades”, asevera Albadalejo. 

En este sentido, la firma ha estrenado nuevas fórmulas a las que han denominado Blended Offices, Workhubs o Day passes y que permiten desde combinar el trabajo presencial y a distancia, realizando rotaciones de personal y respetando siempre la distancia de seguridad, hasta redistribuir equipos en varias localizaciones o el pago por uso en áreas privadas.