5 apps que te ayudarán a organizar tus eventos

Dicen que una ardilla podría cruzar España saltando de evento en evento. Quizás se deba a nuestra cultura mediterránea, pero en nuestro país somos especialmente propensos a organizar ferias, congresos, mesas redondas, talleres, conferencias, summits, desayunos, certámenes, premios, afterworks, team building, ruedas de prensa, presentaciones, hackatones, weekends y otras fórmulas que implican relacionarnos con otros seres humanos en carne y hueso. Cada semana hay ‘cotarros’ de todo tipo que atañen al entorno empresarial. 

Si tienes un negocio propio dedicado al mundo digital o trabajas en el departamento de marketing de una empresa, es posible que en un momento dado te toque organizar un evento para clientes, prensa, inversores, integrantes de tu cadena de distribución, etc. con el fin de hacer networking y estrechar lazos o simplemente para dar a conocer mejor el funcionamiento de tu compañía. 

No temas, porque montar un evento desde cero puede resultar más fácil de lo que parece si te haces con las herramientas adecuadas y un poco de dedicación. Puedes tenerlo todo controlado desde la palma de tu mano gracias a estas aplicaciones móviles. 

Eventboard

Esta completísima app ofrece todo lo necesario para la organización de un gran evento. Puedes crear una landing page donde se mostrará toda la información necesaria sobre la cita, incluyendo los speakers, programa, etc. 

Eventboard permite controlar un evento en tiempo real, añadir escenarios o espacios por colores, crear mapas y planos para guiar a los asistentes, incluir los perfiles de los participantes con sus correspondientes biografías y elaborar una agenda para que todo el mundo sepa a qué charlas o actividades puede asistir durante la jornada o jornadas. También facilita la creación de encuestas, incluye la búsqueda por filtros y se integra con redes sociales. 

Otro detalle importante es que la app se ha actualizado recientemente para permitir la venta y gestión de los tickets, lo que facilita el control de acceso. 

La aplicación está disponible de manera gratuita, pero solo para algunas funciones. Para otras, como la personalización de la herramienta según tu imagen corporativa, las notificaciones push, subir el evento como privado o la inclusión de espónsors, tendrás que asumir diferentes pluses. Eventboard se ha usado ya para organizar más de 10.000 eventos en el mundo. 

Doodle

Doodle se centra en el aspecto cronológico de los eventos. Está pensada para eventos de tamaño pequeño en los que el organizador escoge la fecha de manera democrática, no unívocamente. 

La herramienta, básicamente, te da la oportunidad de sugerir varias fechas de celebración y pedir a una lista de contactos que se pronuncien sobre la que (o las que) les conviene más. Para ello, solo deben responder a una simple encuesta. La app genera una tabla en la que se puede ver de un solo vistazo las disponibilidades de cada invitado. Una vez que todos hayan votado, podrás decidir. 

Se trata de una fórmula muy práctica que evitará esas cadenas de correos interminables o esos mensajes infinitos de los grupos de WhatsApp.

Un aspecto destacable de esta app es que se integra fácilmente con aplicaciones de calendario, como Google Calendar, Outlook, etc. Está disponible para iOS y Android de manera gratuita y en Google Play supera el millón de descargas.

Pro Party Planner

Otra completa aplicación para organizar eventos que en este caso está enfocada en reuniones alrededor de la mesa. Te será muy útil para desayunos, cenas de gala, comidas de empresa, etc. 

Pro Party Planner permite gestionar a los invitados, decidir en qué mesa se sentarán y junto a quien, indicar el menú que van a elegir, saber el dinero que se ha recaudado hasta la fecha y muchas cosas más. Es una herramienta colaborativa, así que pueden usarla varias personas a la vez y es posible delegar tareas en otros. 

La app incluso cuenta con una funcionalidad para que puedas planear cómo va a ser la decoración del evento utilizando realidad aumentada. 

Pro Party Planner solo se puede usar para dispositivos iOS y tiene un coste de 5,49 euros al año. 

MeetMatch

En esta curiosa app para eventos tú no tendrás que hacer nada. Ella lo hará todo por ti. Se trata de una solución automatizada para sesiones de speednetworking. Gracias a su inteligencia artificial, MeetMatch conecta a las personas ‘correctas’.

¿Cómo funciona? Todos los invitados se registran mediante Linkedin u otra vía y deben rellenar algunas cuestiones específicas sobre el evento que se va a celebrar. El software escanea sus perfiles profesionales y personales, la web de su compañía y otra información online sobre ellos. 

Con todos estos datos, la aplicación genera una serie de porcentajes. Después, su algoritmo empieza a hacer ‘matching’ para buscar otros profesionales que puedan encajar con ellos. Así, se pueden orquestar reuniones one to one Los usuarios pueden abandonar estas citas cuando quieran y pasar a la siguiente para continuar conociendo a otras personas interesantes. 

Superevent

Gracias a esta plataforma podrás crear una aplicación móvil específica para tu evento. Superevent ofrece un abanico de funcionalidades bastante amplio, para que saques los asistentes saquen el mayor partido a la jornada antes, después y durante. 

Como ‘planner’ tendrás acceso a un dashboard en el que puedes configurar diferentes detalles que se acabarán plasmando en la app que se ofrecerá a los visitantes. Puedes gestionar las novedades y anuncios, las palabras de bienvenida, el programa, los exhibidores y patrocinadores, la lista de asistentes, el mapa o plano de los distintos espacios o plantas, los distintos encuentros previstos, etc. 

Superevent te da la posibilidad de crear tu app de forma gratuita, pero si quieres incluir ciertas características en ella, deberás pasar por caja. Básicamente no te costará nada si vas a montar algo para menos de 50 personas. La versión premium sale por 299 euros.