Datos e inteligencia para aumentar la productividad en 2021

Teletrabajar se ha convertido en algo normal para muchos de nosotros, y, dependiendo de las diferentes regulaciones y protocolos COVID, puede estar vigente durante muchos meses. A medida que la situación cambia en todo el mundo, es probable que veamos cambios profundos en la forma en que trabajamos individualmente, en equipo y en las organizaciones.

La transición tan esperada hacia el trabajo en remoto se aceleró en 2020 y se concretó con gran éxito gracias a la disponibilidad de tecnología basada en la nube y a la simplificación de muchas tareas de digitalización a través de la automatización, que se pueden realizar fácilmente desde casa sin soporte de TI o simplemente con soporte remoto. De acuerdo con el informe Future of Jobs 2020, del Foro Económico Mundial, la adaptación de los negocios como respuesta a la situación global abarca desde más oportunidades para trabajar remotamente (83%) hasta la digitalización de los procesos de trabajo usando herramientas digitales como las videoconferencias (84%), pasando por la aceleración de la automatización de tareas (50%).

Ofensiva pública y privada contra el escaqueo en el teletrabajo

Con el apoyo de las compañías y la provisión de las herramientas tecnológicas necesarias, es probable que el teletrabajo que está ahora implantado se quede en mayor o menor grado. Algunos estudios señalan que el 74% de los profesionales elegiría trabajar desde casa más a menudo después del levantamiento de las restricciones, y muchos seguirían con un modelo híbrido que comprendiese algunos días en la oficina y otros en remoto. Esto cobra mayor sentido cuando descubres que más del 60% de los profesionales en remoto siente que tiene un mejor equilibrio entre su vida personal y laboral una vez que no necesita desplazarse.

Más tiempo para desayunar con la familia y menos tiempo invertido en los desplazamientos diarios es un importante beneficio que disfruta la gente que trabaja fuera del entorno de oficina. Otro es que las compañías tienen acceso a un grupo mucho más amplio de candidatos potenciales. Las empresas ya no necesitan limitar los procesos de selección a las personas que viven dentro de una cierta distancia o que puedan hacer una jornada laboral continua de 9 a 5. En su lugar, pueden encontrar talentos que prefieran trabajar en casa (por el motivo que sea) o que necesiten un horario flexible que se adapte al funcionamiento de la escuela o después de que los niños se acuesten.

Cuestionar estas ventajas tiene que ver con la preocupación en torno a la productividad con esta nueva forma de trabajar. Según indica también el anterior informe del Foro Económico Mundial, la mayoría de las empresas se siente insegura sobre cómo funcionará el teletrabajo y un modelo híbrido a largo plazo, con el 78% de los líderes empresariales esperando algún impacto negativo de estas fórmulas en la productividad. Sin embargo, hay importantes razones por las que el trabajo en remoto después de la pandemia será diferente de la experiencia actual: los trabajadores no estarán obligados a estar en casa por un virus letal, sino que será un opción que podrán elegir; y el estrés diario de una crisis sanitaria mundial se habrá ido.

Conectando trabajo y vida

En vez de dar marcha atrás y volver a las antiguas formas de trabajar, las empresas deben estudiar y planificar la manera de apoyar a sus empleados para que sean productivos mientras trabajan de forma remota. Esto comienza por asegurarse de que la conectividad sea óptima siempre que sea posible, pero manteniendo un sentido de comunidad. Las empresas pueden aprender de las organizaciones que ya habían implementado el teletrabajo desde antes de la pandemia: cómo tenían establecidos procesos y prácticas para mantener la comunicación, la colaboración, la cooperación entre compañeros y para que sus trabajadores se sintieran valorados. Es una buena noticia que desde el Foro Económico Mundial destaquen que un tercio de los líderes empresarial (34%) esté tomando medidas para generar esa sensación de equipo entre los empleados online y abordar distintos desafíos en cuanto a su bienestar debido al cambio al trabajo a distancia.

Lo que estamos viviendo desde el año pasado puede hacer que las organizaciones se sientan abrumadas por los cambios tan drásticos y rápidos que han tenido que soportar para garantizar que su negocio y sus empleados sigan siendo productivos tengan el suficiente apoyo. Para hacer posible esa productividad, que a menudo lleva también hacia una ventaja competitiva, muchas empresas buscan su transformación digital, pero ¿dónde comienza este viaje? Los resultados del Fujitsu Image Scanner Organisational Intelligence Survey 2020 destacan que más de un tercio de las organizaciones (35%) aún no tiene un camino claro hacia la transformación digital, y el 86% asegura que gestionar el volumen de información de sus empresas representa todo un reto. Sin embargo, este estudio indica asimismo que, teniendo empleados conectados, la productividad puede aumentar hasta un 25%.

Claramente, la transformación digital dentro de las organizaciones puede conducir a mayores oportunidades, pero para aprovechar de verdad las que se necesitan, hay que buscar la inteligencia organizacional: la capacidad de una compañía para obtener el máximo valor de su información. Alcanzar ese objetivo solo es posible con información convincente y esa información solo se puede obtener mediante la captura efectiva de datos relevantes que les permita trabajar de manera más inteligente. Esto es más fácil para las empresas más avanzadas en sus proyectos de transformación digital, aunque existen unas buenas medidas iniciales para aquellos que se encuentran en una etapa anterior o apenas están comenzando. Dado que el trabajo en remoto probablemente sea la norma para muchos, tiene sentido invertir en soluciones que los empleados puedan configurar fácilmente en casa y que automaticen el proceso de digitalización. Con el tiempo, a medida que el trabajo vuelva a la oficina, este modelo de captura de datos desde una multitud de usuarios puede complementar las formas existentes o respaldar nuevas formas de obtener información a través de modelos híbridos que permitan que el flujo global de conocimiento dentro de la organización y entre sus empleados influya en una mejor toma de decisiones.

Las soluciones de captura de información, que reducen los procesos de papel y son la opción más rápida para digitalizar automáticamente, compartir y organizar documentos con capacidad de búsqueda, permiten que el primer paso en la toma de decisiones basada en datos tenga lugar tanto en la oficina como en casa. El mecanismo que funcione mejor depende de la situación de la propia organización, pero el objetivo general debe ser siempre el mismo: utilizar la información capturada para tomar mejores decisiones individual y empresarialmente.

Para muchas empresas y usuarios, la gestión de su vida personal y profesional puede resultar difícil, y el papeleo suele ser una tarea más que necesaria pero que requiere mucho tiempo, independientemente de si están en la oficina o en casa. Hacer que el papel funcione para los profesionales que trabajan desde casa ayuda a que una empresa sea más ágil y productiva, ya que el uso de procesos de datos es una forma más eficiente de proporcionar acceso al trabajo y los recursos y, en última instancia, convertirse en organizaciones más inteligentes. Con el tiempo, los datos operativos que recopila un empleado que trabaja de forma remota pueden permitir el uso eficaz de soluciones analíticas y de TI aún más avanzadas en las etapas futuras de la transformación digital, incluida la información sobre la productividad basada en datos. Para lograrlo, es crucial pensar más allá de las oficinas o el trabajo desde casa para ver cómo las personas pueden trabajar como parte de las organizaciones, independientemente de su ubicación, desarrollando los mejores mecanismos posibles que permitan una mayor comprensión y, por lo tanto, una mayor productividad para prosperar.