El futuro sin papel no ha llegado: cómo ayudar a las organizaciones a gestionar documentos

El concepto de “oficina sin papeles” se introdujo por primera vez en 1978, y cobra su sentido en este entorno cada vez más digitalizado. Permite reducir gastos y liberar espacio en el que guardar archivos físicos, ayuda al medio ambiente y mantiene los datos accesibles en cualquier momento y lugar a través del formato digital. No obstante, lo cierto es que, cuatro décadas después, la adopción de esta forma de trabajar aún no está generalizada. De hecho, se calcula que una persona emplea de media entre 250 y 300 kilos de papel al año en Europa. Este consumo de papel en el plano laboral es en parte algo psicológico. El 80,5% de trabajadores prefiere tomar notas a mano, porque disfruta de hacerlo así o se siente más cómodo, en lugar de emplear para ello un dispositivo electrónico.  

Este uso continuado del papel subsiste en sectores como el jurídico y el financiero, en los que se sigue exigiendo una copia física de los contratos y facturas como prueba de una actividad. En el área de la sanidad, nos encontramos además con que una gran parte de los historiales de pacientes está aún sin digitalizar, y que la interoperabilidad entre los sistemas sanitarios de cada comunidad o con la privada se hace en papel. Incluso en las startups, que cuentan con ideas y servicios disruptivos, se gestionan extractos, facturas y documentos a la manera tradicional. El papel es algo institucionalizado en las organizaciones, pero urge un cambio para que estas sean más eficientes y sólidas. 

El consumo de papel en el plano laboral es en parte psicológico: el 80,5% de los trabajadores toma notas a mano porque lo disfruta o se siente más cómodo 

No es para nada sorprendente constatar que ese futuro sin papel aún no ha llegado. La manera en la que están configuradas las oficinas fomenta activamente esa manera analógica de trabajar. El uso del papel, desde que se inventara hace miles de años, no ha dejado de tener su protagonismo en la sociedad. A día de hoy, el hecho de presentar una factura en formato físico o firmar un contrato a mano se considera como la única manera de formalizar dichos documentos. Lo digital no se considera todavía como algo legítimo; y esta percepción tiene que cambiar. 

Otra cuestión es que la tecnología que permite avanzar en este sentido existe desde hace relativamente poco. Es una fracción mínima de tiempo, si la comparamos con la existencia del papel. Cambiar un hábito tan arraigado requiere paciencia y perseverancia. Sería más realista, por tanto, pensar en cómo utilizar el papel de forma mucho más eficiente en combinación con iniciativas de digitalización para liberar a las oficinas del almacenaje de documentos en físico y, poco a poco, alcanzar pequeños objetivos para intentar tener una oficina sin (tantos) papeles. Esa transición cuesta todavía a las organizaciones. Según un estudio de Quocirca, el 81% de las pymes cree que la digitalización de los procesos basados en papel será clave en su transformación digital de cara a 2025; sin embargo, solo el 50% emplea actualmente algún mecanismo para la captura de documentos. Esa desconexión entre objetivo y realidad es un ejemplo bastante elocuente de por qué conviene reducir los procesos en papel progresivamente antes que eliminarlos por completo. 

En vez de una oficina sin papeles, conviene centrar la atención en ayudar a organizaciones y personas a encontrar formas más inteligentes y eficaces de gestionar documentos

Es importante que entre los distribuidores y demás integrantes del mercado de captura documental se entienda que este cambio no puede producirse de la noche a la mañana, sino que se trata de un proceso gradual en el que los usuarios finales acometerán la transformación digital a su propio ritmo. En vez de una oficina sin papeles, conviene centrar la atención en ayudar a organizaciones y personas a encontrar formas más inteligentes y eficaces de gestionar documentos.

Aquellas organizaciones que tengan esa visión de cambio y den el paso hacia un menor uso del papel en sus procesos estarán mejor posicionadas para lograr dicho objetivo. Ahí los distribuidores tendrán la oportunidad de crear proyectos y soluciones a medida para que estas empresas puedan avanzar en su camino. Como primer paso, es aconsejable realizar una actualización de los sistemas informáticos de la organización que permita al personal hacer copias de seguridad de archivos ya existentes y almacenarlos virtualmente, antes de lanzarse a otros proyectos más complejos que incluyan por ejemplo el procesamiento y la extracción de datos de esas copias digitales. No es un proceso rápido, ni mucho menos, y es conveniente que los clientes entiendan que esta transformación les costará tiempo e inversión.   

Decisiones empresariales más inteligentes

En muchas empresas se acumulan los documentos en papel sin apenas reparar en la importancia que tiene la información contenida en ellos. Todos estos datos necesitan procesarse para convertirse en conocimiento de valor para la organización. Pero introducir manualmente información procedente de bases de datos y hojas de cálculo en sistemas electrónicos puede consumir un tiempo excesivo a los profesionales. Habría que incorporar cierto grado de automatización para liberar al personal de tareas manuales o repetitivas, que resultan bastante engorrosas en el día a día de una organización, a fin de que se concentren en otras actividades más relevantes. Así, las tecnologías de automatización robótica de procesos (RPA) se pueden integrar además con soluciones de reconocimiento óptico de caracteres (OCR) para rellenar automáticamente bases de datos que los profesionales puedan analizar y utilizar después para tomar mejores decisiones estratégicas.   

Tan importante como ejecutar estos nuevos proyectos es asegurar que los clientes puedan ver sus ventajas. Antes, durante y después de cada implementación tecnológica, los profesionales implicados en el proceso deben experimentar como la gestión de documentos y datos en papel se vuelve más eficiente y beneficiosa con cada paso. Al hacerlo de esta manera, el cliente se siente acompañado en todo momento en su viaje hacia la transformación digital, lo que ayuda también a que acepte nuevos proyectos a futuro.   

Aunque se siga profetizando mucho sobre ello, la “oficina sin papeles” es un sueño roto para algunas organizaciones en el mundo. En esos casos, los esfuerzos deben concentrarse en colaborar con ellas para hacer frente a todo ese papeleo. La comunidad de distribuidores se encuentra actualmente en una posición única para hacer realidad este enfoque. Y esa relación con las empresas ayudará en la creación de soluciones que permitan a los usuarios finales liberar todo el potencial de los datos aún en papel y adoptar formas más inteligentes de trabajar.