TRABAJO EN REMOTO

Herramientas fundamentales de teletrabajo para coordinarte con tu equipo

Si hasta la fecha en tu negocio todo lo solucionabais con reuniones en la sala de juntas y montones de papeles impresos, estas son las apps y programas que más os ayudarán a organizaros desde casa

Si hasta la fecha en tu negocio todo lo solucionabais con reuniones en la sala de juntas y montones de papeles impresos, estas son las apps y programas que más os ayudarán a organizaros desde casa.

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Imagen de archivo. / Nathan Dumlao (Unsplash)

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Alberto Payo
Alberto Payo

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Muchas empresas y negocios se han visto obligados a dar el salto a lo digital de manera abrupta por la crisis del coronavirus. En ciertas compañías no había costumbre de usar herramientas para coordinarse más allá del correo electrónico y alguna aplicación de calendario. Y el teletrabajo era una especie de utopía o motivo de broma, en lugar de una posibilidad real. ¿Es tu caso o el de tu organización? No es la única.

Trabajar en remoto puede ser muy productivo y reconfortante si das con las herramientas adecuadas. Estos serían los básicos que deberías utilizar para este nuevo escenario laboral (si aún no has comenzado a usarlos): 

Google Docs

Poco se puede decir ya que no se haya dicho sobre esta especie de Office en la nube que obligó a la compañía de Redmond a lanzar su suite ofimática al mundo cloud. Con Google Docs puedes compartir documentos online y editarlos de manera colaborativa. Tienes la posibilidad de trabajar en un archivo al mismo tiempo que otros usuarios. 

Esto viene muy bien para documentos de texto, y es particularmente útil en el caso de las hojas de cálculo. De hecho, muchas empresas las usan como una fórmula organizativa sin necesidad de servirse de otras herramientas. Cada uno de los miembros va añadiendo su trabajo en cada celda, dejándose un registro del mismo. 

Seguramente una de las mayores ventajas de la suite de Mountain View es que el trabajo se guarda automáticamente a medida que escribes o añades contenidos. Como todo está almacenado en la nube, se puede entrar sin problemas desde cualquier lugar. No tendrás que temer si tu equipo sufre un problema y se borrar o deterioran los archivos.

Para utilizar Google Docs solo necesitas tu cuenta de Google. 

Slack

Si venías de utilizar un grupo de WhatsApp con tus colegas de oficina para coordinaros, Slack te parecerá una maravilla. Creado por una startup y resistiendo frente a Microsoft Teams, se ha convertido en una de las herramientas más usadas en los últimos años para el trabajo en equipo. 

Slack básicamente es un chat colectivo, pero con interesantes prestaciones que resultan ideales para organizarse. Cada empresa, startup o proyecto puede generar un espacio de trabajo propio al que se invitarán a esas personas que forman parte del equipo. Además, se pueden crear o generar canales para cada tema, departamento o proyecto que se aborde. Y hay hilos para cada pequeña conversación que se extraiga de los mismos. 

También hay un apartado de archivos donde se pueden encontrar fácilmente todos aquellos documentos, presentaciones, hojas de cálculo, etc, que se hayan compartido en algún momento. 

Lo mejor de la plataforma es su claridad de uso y simplicidad, configurándose en una vista de dos columnas principales y una pequeña columna derecha. Al margen de su funcionalidad general, dentro de Slack hay un completo directorio de aplicaciones de todo tipo que se pueden integrar.

Normalmente para poder hacer una retrospectiva y acceder a ciertos mensajes algo antiguos sí que es necesario contratar un plan de pago. Las de email, bots, productividad, para recursos humanos, calendario, vídeoconferencias, etc.

Zoom

Hay ocasiones en las que una plataforma de mensajería se queda algo corta y necesitas algo más para organizarte con tu gente. Y en estos tiempos de encierro, más que nunca, es normal que nos apetezca vernos las caras con otros seres humanos. Para ello existe Zoom, una aplicación que está siendo una de las que mayor crecimiento está registrando durante estas semanas de cuarentena. 

Zoom permite mantener videollamadas con un gran número de participantes. Existe una versión gratuita o Basic que da la posibilidad de que en cada encuentro entren hasta 100 personas y ofrece un número de reuniones ilimitado. Sin embargo, con este plan las reuniones de grupo estarían circunscritas a solo 40 minutos como máximo. Si quieres grabar estas videollamadas o disponer de más funciones necesitarás un plan de pago. 

Recientemente la app ha sido protagonista de una polémica al conocerse que cedía los datos de sus usuarios a Facebook, incluso aunque estos no tuvieran cuenta en la red social. No obstante, tras salir a la luz, la compañía ha pedido disculpas y anunciado que ha cesado en esta práctica. 

Zoom es una buena herramienta no solo para mantener, sino también para organizar webinars con clientes, prensa, etc. Para dar acceso a ellos se puede crear una Zoom Room a la que puede entrar mediante un link.

Trello

Trello es un software de productividad que está centrado principalmente en la gestión de proyectos, así que te será de mucha utilidad si en tu compañía trabajáis de esta manera. El programa se sirve del sistema Kanban para el registro de actividades con tarjetas virtuales, suponiendo una especie de tablero virtual. 

Trello es un intuitivo gestor de tareas. Se pueden añadir nuevos paneles o nuevos organizadores (agregador de distintos proyectos). Un organizador incluye varios paneles y cada uno de ellos cuenta con distintas tareas asociadas. Dentro de ellas incluso se pueden incorporar subtareas. 

Existe un histórico de actividades para que cada vez que entres puedas saber en qué se ha avanzado o qué cosas se han hecho desde tu acceso anterior. Es decir, saber con exactitud cómo ha ido la secuencia de actividades dentro de un proyecto. 

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Una de las cosas más atractivas que ofrece Trello es saber el estado de las tareas en un solo golpe de vista. Esto es debido a que se organizan en tres columnas diferentes: Pendientes, En Curso o Completadas. Obviamente cada miembro deberá cambiarlas de columna si se pone con ellas o las finaliza. 

También hay etiquetas para clasificar las tareas y la posibilidad de poner fechas tope.