Viajar es un buen negocio

El éxito empresarial depende de muchos factores. Cualquier detalle, por pequeño que sea, puede contribuir a mejorar los resultados. Independientemente del tamaño y de la actividad que desarrollen, las empresas realizan un gran número de desplazamientos para llevar a cabo su cometido que deben reflejar en sus cuentas y balances contables. En este sentido, organizar y planificar bien los viajes profesionales puede decantar la balanza hacia uno u otro lado. A veces, por desconocimiento o desidia, los gastos ocasionados por este concepto no se gestionan bien y no se les saca el rendimiento más adecuado.     

Las relaciones empresariales entre autónomos, pymes y grandes empresas implican la necesidad de emprender trayectos de corta, media y larga distancia. Las opciones son diversas, pero cada vez hay más compañías y profesionales que optan por el tren como alternativa. ¿Por qué? Fundamentalmente por cuatro razones: es un medio de transporte “cómodo, rápido, limpio y seguro”, pero además destaca por su “accesibilidad y la posibilidad de deducirse los gastos ocasionados por el desplazamiento”, apuntan los expertos.

Servicios a bordo

En efecto, la comodidad es una de las ventajas más valoradas. El Ave permite al comercial, empleado o alto ejecutivo de una empresa seguir desempeñando sus tareas profesionales durante el trayecto. La confortabilidad de los convoyes y los servicios a bordo facilitan esta labor. 

La alta velocidad española es la segunda red más extensa a nivel mundial –después de China– con más de 3.000 kilómetros de vía en servicio. Y eso representa un valor añadido que las empresas deben saber aprovechar en su propio beneficio.

Rapidez, limpieza, seguridad y accesibilidad son otros aspectos que ayudan a decantar la balanza a favor del tren a la hora de elegir el medio de transporte para realizar un viaje de negocios. Todas estas ventajas son fácilmente valorables y reconocidas por las empresas, pero hay un apartado que merece una especial atención. Y tiene que ver con la contabilidad y la fiscalidad.

En efecto, el departamento administrativo de una empresa debe contemplar, a nivel contable, el motivo que origina el viaje de negocios: en función de su naturaleza, el apunte contable se registrará en una cuenta o en otra. Desde el punto de vista de la fiscalidad, la principal ventaja reside en que “los gastos de desplazamiento –siempre que se demuestre que están vinculados con la actividad económica de la compañía– son deducibles en el impuesto de sociedades y en el IVA (10%) de los billetes de tren”, explica Eduardo de Mesa, economista y socio cofundador de la asesoría fiscal De Mesa y Vertiz Consultores.

Para beneficiarse de algún tipo de desgravación por este concepto es necesario presentar la factura original completa

En todo caso, un requisito indispensable es “presentar la justificación de estos gastos correctamente adjuntando la factura completa. Los billetes no son suficientes”, advierte De Mesa. En este sentido, recomienda actuar con “rigurosidad” para que ese concepto esté “bien contabilizado” a fin de evitar litigios con Hacienda. Si la empresa no puede justificar que el motivo del viaje ha sido laboral, la Administración pública puede anular dicha deducción. Por eso, la ley del impuesto sobre el valor añadido establece que es necesario cumplir los siguientes requisitos para que el IVA soportado de los gastos de desplazamiento sea deducible: primero, que los gastos estén vinculados a la actividad económica desarrollada (los gastos deben ser necesarios para la obtención de los ingresos); segundo, que se encuentren convenientemente justificados; y tercero, que estén correctamente contabilizados.

Procedimiento

Para beneficiarse de esta desgravación, empresas y autónomos tienen que presentar la factura original completa como documento justificativo. Esta debe ser expedida por quien realice la entrega, numerada, fechada, con el lugar de emisión, con todos los datos fiscales, tanto del emisor como del receptor, con la descripción del concepto, la base imponible, el tipo impositivo aplicado, la cuota repercutida y la moneda en que se efectúa. En la mayoría de casos denegados, la causa principal suele ser  la falta de la justificación documental necesaria, señala el asesor.  

De Mesa recuerda que el IVA deducible para este tipo de gastos es del 10% en territorio español. Fuera de la frontera nacional, el IVA a pagar se adecuaría al país en cuestión. Eso sí, insiste, con facturas o justificantes que no cumplan con estos requisitos no será posible la deducción del IVA soportado, aunque el gasto tenga consideración de deducible en el impuesto sobre sociedades. Sabido esto, viajar puede ser un buen negocio.